iDOC - Studii de caz

Search Corporation este o companie romaneasca infiintata in anul 1991, cu peste 600 de angajati, care isi desfasoara activitatea in domeniul planificarii, proiectarii, consultantei, managementului proiectelor de infrastructura de transport rutier si cercetarii, atat in Romania, cat si in strainatate.

Obiectivele principale ale Search Corporation pentru externalizarea activitatilor de producere a documentelor au fost:

• •   Diminuarea volumului de printare cu minim 10% si reducerea costurilor aferente
• •   Respectarea termenelor scurte de predare a proiectelor
• •   Producerea de documente complexe la o calitate foarte buna – documentele sunt atat color, cat si alb negru, in formate de la A4 la A0
• •   Cresterea vitezei de printare a documentelor, care au o marime medie de 10 MB
• •   Evitarea blocajelor cauzate de activitati simultane de copiere si printare
• •   Posibilitatea de alocare a costurilor de producere a documentelor pe proiecte, Search Corporation avand in lucru peste 800 de proiecte, la care se adauga anual inca 300 de proiecte
• •   Implementarea solutiei atat la sediul central, cat si in toate filiale companiei
• •   Implementarea noii solutii fara intreruperea procesului de producere a documentelor
• •   Raportare on-line a costurilor 
• •   Suport tehnic disponibil 8 ore/zi la sediul companiei, mentenanta si help desk pentru utilizatori

Solutia propusa de Konica Minolta a fost inlocuirea tuturor echipamentelor de copiere/printare/scanare cu 12 echipamente bizhub, atat color, cat si alb negru, precum si 2 plottere Oce. Aplicatiile software implementate sunt Pcounter si Pcounter Web Report. Solutia Pcounter foloseste terminale PayCon pentru securitate, alocarea costurilor pe proiecte si utilizatori, aceasta solutie fiind integrata si cu aplicatiile de accounting Oce pe plottere. Accesul la echipamentele integrate cu Active Directory necesita introducerea unui cod PIN. La sediul Search Corporation este detasat un tehnician Konica Minolta pentru asigurare de suport permanent.

Integrarea unei solutii unice de externalizare pentru intreaga companie aduce reale beneficii acesteia. Astfel, managementul poate controla mult mai bine activitatile de copiere si printare care se desfasoara in companie, alocarea costurilor pe proiecte si utilizatori se face cu o acuratete de 99%, iar costurile de producere a documentelor au fost reduse. Prin prezenta permanenta a unui tehnician la sediul Search se poate efectua service si mentenanta preventiva, astfel incat sa nu existe costurile ascunse legate de intretinerea echipamentelor. Pentru angajati, beneficiile constau in externalizarea serviciilor de instalare si configurare a echipamentelor. Este asigurata confidentialitatea activitatilor de producere a documentelor, iar pentru orice cerinte se pot adresa tehnicianului prezent permanent la sediul companiei.

Relad International, fondat in 1994, este unul dintre cei mai importanti distribuitori de produse farmaceutice, de diagnostic si parafarmaceutice din Romania, cu acoperire nationala. Compania are 800 de angajati in 18 locatii, iar cifra de afaceri realizata in 2008 a fost de peste 240 milioane euro.

Obiectivele principale vizate de Relad la externalizarea serviciilor de producere de documente au fost selectarea unui furnizor unic de echipamente, reducerea costurilor cu minim 20% si implementarea unei aplicatii de management al documentelor care sa permita un control mai bun al activitatilor de printare si copiere, precum si raportarea online a costurilor. In plus, timpul pentru instalarea echipamentelor si implementarea noii aplicatii, in toate filialele, nu trebuia sa depaseasca 23 de zile.

Konica Minolta Business Solutions Romania a raspuns acestor cerinte si a inlocuit vechile echipamente de copiere/printare/scanare de la Relad cu 22 de echipamente bizhub  alb negru, care asigura un volum lunar de 500.000 de pagini, precum si 36 de licente SafeQ Enterprise.

Printre beneficiile pe care aceasta solutie propusa de Konica Minolta le aduce companiei Relad, pentru management se poate vorbi de controlul mai bun al activitatilor de copiere si printare, reducerea costurilor cu peste 25% si rapoarte complete din fiecare filiala referitoare la producerea de documente. Pentru angajati, beneficiile constau in externalizarea serviciilor de instalare si configurare a echipamentelor, evitarea intarzierilor si blocajelor datorate desfasurarii simultane a copierii si printarii, asigurarea confidentialitatii activitatilor de producere a documentelor. Pe langa acestea, beneficiaza de un serviciu permanent de help desk, disponibil pentru orice cerinte.