REGISTRATURĂ
ELECTRONICĂ

RETHINK INFORMATION MANAGEMENT

Acasă Managementul informației REGISTRATURĂ ELECTRONICĂ

Soluția de Registratură electronică, dezvoltată de Konica Minolta în parteneriat cu M-Files, vine în sprijinul companiilor și departamentelor care lucrează cu volume mari de documente pe suport hârtie și care necesită un număr mare de angajați pentru prelucrarea acestora. Aplicația oferă un control eficient și sigur asupra tuturor documentelor care intră și ies din organizație, indiferent dacă procesul este centralizat sau distribuit între diferite sedii sau departamente.



Prin intermediul soluției, companiile din orice domeniu de activitate și indiferent de mărime, își vor putea eficientiza fluxurile de lucru cu documentele de orice tip, de la contracte de muncă până la formulare de ofertă, facturi sau contracte cu furnizori și clienți, și realoca resursele umane pentru sarcini mai importante. Registratura electronică este un instrument extrem de util pentru toate organizațiile care își doresc păstrarea documentelor în siguranță și reducerea numărului de documente pierdute, eficientizarea spațiului de birouri și optimizarea costurilor aferente închirierii spațiilor pentru depozitarea arhivelor fizice.
 


REGISTRATURĂ ELECTRONICĂ

RETHINK INFORMATION MANAGEMENT   

Soluția de Registratură electronică asigură:

  • înregistrarea documentelor intrate și ieșite din organizație, cu posibilitatea acordării automate a numerelor de înregistrare
  • rezervarea de numere pentru situații neprevăzute
  • distribuirea documentelor către departamentele sau persoanele responsabile
  • lansarea documentelor pe fluxuri de aprobare
  • regăsirea documentelor după indecși sau cuvinte din conținutul acestora

Descarcă broșura

Cum vă poate simplifica și ordona activitatea soluția de Registratură electronică?

  • Documentele se înregistrează în registrul corect, unde primesc și un număr de înregistrare
  • Documentele sunt distribuite departamentelor sau persoanelor responsabile
  • Documentele se lansează pe fluxuri automate de aprobare
  • Documentele se corelează cu alte documente, la nevoie
  • Documentele se stochează electronic și se regăsesc oricând, cu usurință
  • Procesarea documentelor începe direct de la echipamentul multifuncțional, reducând semnificativ timpii de lucru
  • După scanarea la echipamentul multifuncțional, documentele sunt înregistrate automat în aplicație și devin disponibile tuturor departamentelor și utilizatorilor implicați, care sunt notificați pe email ori de câte ori un nou document este stocat
  • Documentele înregistrate pot fi accesate oricând și din orice loc și regăsite după informaţiile introduse în procesul de înregistrare, prin căutarea unor cuvinte din conţinutul lor, de către orice angajat al companiei direct în platformă, printr-o interfață ușor de utilizat, înlăturând riscurile referitoare la deteriorarea documentelor ca urmare a trecerii timpului sau a manipulării excesive. 

Cum se lucrează cu o soluție de Registratură electronică?

  • Captura și înregistrarea documentelor
  • Documentele în format fizic sunt scanate la un echipament multifuncțional Konica Minolta, de unde pot fi procesate OCR și transmise automat în aplicația de registratură
  • Aici li se aloca un număr de înregistrare și se setează alte informații ajutatoare (tip document, petent, număr sursă, document asociat, etc) ​
  • Numerele de înregistrare se aloca automat, pot fi rezervate pentru situații speciale și se resetează automat la începutul fiecărui an
  • Documentele pot fi adăugate în soluție direct din email sau aplicații Office
  • ​Distribuire și colaborare
  • După înregistrare, documentele pot fi transmise către o direcție sau chiar către o persoană anume; documentele pot fi trimise de la un departament la altul, ori de câte ori este nevoie
  • Pe tot parcursul acestui proces, se pot face observații/comentarii asociate documentului, se pot adăuga documente suplimentare, iar de fiecare dată următorul destinatar este notificat prin email
  • ​​Urmărire și raportare
  • Registrele sunt păstrate în sistem sub forma unor liste anuale
  • Pentru integrările cu aplicații de curierat, soluția include borderouri zilnice cu documentele care urmează să fie trimise prin curier, precum și AWB-urile aferente trimiterilor, care necesită printare
  • Regăsire
  • Toate documentele adăugate în sistem pot fi regăsite după informațiile introduse în procesul de înregistrare (număr, dată, petent, observații, etc)
  • Documentele care au fost scanate de la echipamentul multifuncțional, precum și orice alte documente de tip "text" pot fi regăsite inclusiv după cuvinte din conținutul lor

RETHINK INFORMATION MANAGEMENT

RETHINK INFORMATION MANAGEMENT

Konica Minolta România deține certificarea M-Files Delivery Partner care atestă expertiza și competențele deținute în furnizarea și implementarea de soluții de management inteligent al documentelor și informațiilor.

Contactați-ne