Probabil că nu există nimic mai fundamental pentru afaceri decât un contract. Dacă finanțele sunt sângele vital al unei organizații, contractele sunt un țesut conjunctiv de încredere și înțelegere care ține totul laolaltă. Cu toate acestea, în multe companii, este un punct de durere inflexibil, deoarece contractele rămân legate de procese învechite bazate pe hârtie. Acest lucru are ca rezultat:
După cum vă va spune oricine gestionează contracte pe suport de hârtie, este o activitate care necesită multă muncă. Toate provocările legate de procesarea manuală sunt eliminate de gestionarea digitală a contractelor. Digitalizarea contractelor elimină hârtia din proces și simplifică stocarea și recuperarea prin introducerea contractelor într-o singură bază de date centrală. Cu toate acestea, fiecare afacere este diferită, iar procesul de selectare și implementare a unei soluții adecvate trebuie tratat cu atenție. Konica Minolta adoptă o abordare centrată pe client în ceea ce privește gestionarea digitală a contractelor, care ia în considerare mediul de afaceri și procesele de lucru ale fiecărei companii. Soluțiile de gestionare a contractelor adaptate individual sunt concepute în funcție de nevoile clientului. Cu managementul digital al contractelor de la Konica Minolta, fiecare document este scanat și indexat automat, notificând membrii personalului, părțile și semnatarii. Toate contractele sunt stocate într-o singură bază de date, astfel încât totul se află într-un singur loc. Toată lumea știe ce se întâmplă. Beneficiile acestei administrări a contractelor includ mai puține erori umane, controlul versiunilor și aprobări mai rapide. Toate informațiile de care aveți nevoie vor fi disponibile prin simpla apăsare a unui buton - de la căutări de text ale întregului conținut al unui contract până la analize ale condițiilor contractuale, ale valorii contractului și ale parametrilor.
Contractele stau la baza aproape tuturor relațiilor de afaceri - de la clienți, furnizori și parteneri până la angajați. Acestea reprezintă baza încrederii și a înțelegerii. Cu toate acestea, gestionarea contractelor este adesea neglijată în procesele de digitalizare, lăsând întreprinderile în întuneric și expuse riscurilor inerente proceselor manuale. Contractele nu sunt ușor de gestionat în mod tradițional, pe suport de hârtie. Arhivarea ocupă spațiu de birou, introducerea de date și căutările sunt consumatoare de timp, în timp ce termenele ratate pot duce la sancțiuni pentru neconformitate.
Cu soluțiile Konica Minolta pentru gestionarea contractelor, vă ajutăm să vă eliberați și să recâștigați controlul asupra documentelor și contractelor lor. Acest lucru nu numai că ajută la accelerarea proceselor, la economisirea banilor și la ușurarea activității angajaților, dar ajută și la îmbunătățirea relațiilor cu alte părți interesate din companie. Sistemul standardizează și automatizează toate fazele de gestionare a contractelor, de la solicitări de contracte la fluxuri de lucru de autor și execuție, utilizând semnături electronice (precum DocuSign). Acesta reduce riscul de costuri juridice sau de audit și ajută la controlul financiar. Sistemul trimite notificări în care sunt semnalate orice termene, aprobări, modificări sau anulări, iar echipele dvs. de management pot utiliza cât mai bine toate avantajele contractului. Susține conformitatea și protecția datelor prin autorizare și drepturi de acces personal - un nivel de securitate care depășește cu mult arhiva convențională pe hârtie.
Gestionarea contractelor este o funcție de bază a afacerii care acoperă atât aspectele operaționale, cât și cele juridice și care stă la baza fiecărei relații esențiale - de la clienți la furnizori, parteneri, angajați și furnizori. Cu toate acestea, pentru multe întreprinderi, sarcina organizațională vitală de gestionare a contractelor rămâne o sarcină manuală, bazată pe hârtie, care necesită multă muncă și este ineficientă.
Știm că fiecare organizație este unică, motiv pentru care fiecare angajament începe cu o conversație. Suntem gata să vă ascultăm.