Gestionarea digitală a contractelor: Recâștigați controlul asupra contractelor

Este timpul pentru o abordare mai inteligentă a contractelor

Contactați-ne
 

Provocările legate de gestionarea contractelor pe suport de hârtie 


Contractele stau la baza aproape tuturor relațiilor de afaceri - de la clienți, furnizori și parteneri până la angajați. Ele reprezintă baza încrederii și a înțelegerii. Cu toate acestea, gestionarea contractelor este adesea neglijată în procesele de digitalizare, lăsând întreprinderile în întuneric și expuse riscurilor inerente proceselor manuale. Contractele nu sunt ușor de gestionat în mod tradițional, pe suport de hârtie. Arhivarea ocupă spațiu de birou, introducerea de date și căutările sunt consumatoare de timp, în timp ce termenele ratate pot duce la sancțiuni pentru neconformitate. Konica Minolta își ajută clienții să își aducă procesele de gestionare a contractelor într-o nouă eră cu ajutorul soluțiilor sale digitale. Soluțiile digitale de gestionare a contractelor ajută organizațiile să administreze toate documentele contractuale corporative într-un mod mai simplu, cu o eficiență sporită a fluxului de lucru. 

 

Probabil că nu există nimic mai fundamental pentru afaceri decât un contract. Dacă finanțele sunt sângele vital al unei organizații, contractele sunt un țesut conjunctiv de încredere și înțelegere care ține totul laolaltă. Cu toate acestea, în multe companii, este un punct de durere inflexibil, deoarece contractele rămân legate de procese învechite bazate pe hârtie. Acest lucru are ca rezultat: 

  • Procesele bazate pe hârtie necesită o arhivă fizică care ocupă o cantitate considerabilă de spațiu, necesită multă muncă și necesită timp și resurse  
  • Căutările de documente consumă mult timp 
  • Este imposibil să se mențină o imagine de ansamblu relevantă și în timp util  
  • Termenele limită sau perioadele contractuale critice pot fi ușor trecute cu vederea  
  • Pot rezulta prelungiri neintenționate ale contractelor în cazul în care termenele de reziliere nu sunt respectate, ceea ce duce la costuri inutile și la o inflexibilitate suplimentară 
  • Gestionarea incorectă poate duce la sancțiuni pentru neconformitate, la pierderea de oportunități și la audituri juridice potențial costisitoare 

 

contract management infographic manual processes

 

Rezolvați provocările cu ajutorul managementului digital al contractelor

După cum vă va spune oricine gestionează contracte pe suport de hârtie, este o activitate care necesită multă muncă. Toate provocările legate de procesarea manuală sunt eliminate de gestionarea digitală a contractelor. Digitalizarea contractelor elimină hârtia din proces și simplifică stocarea și recuperarea prin introducerea contractelor într-o singură bază de date centrală.  

Cu toate acestea, fiecare afacere este diferită, iar procesul de selectare și implementare a unei soluții adecvate trebuie tratat cu atenție. Konica Minolta adoptă o abordare centrată pe client în ceea ce privește gestionarea digitală a contractelor, care ia în considerare mediul de afaceri și procesele de lucru ale fiecărei companii. Soluțiile de gestionare a contractelor adaptate individual sunt concepute în funcție de nevoile clientului.  

Cu managementul digital al contractelor de la Konica Minolta, fiecare document este scanat și indexat automat, notificând membrii personalului, părțile și semnatarii. Toate contractele sunt stocate într-o singură bază de date, astfel încât totul se află într-un singur loc. Toată lumea știe ce se întâmplă. Beneficiile acestei administrări a contractelor includ mai puține erori umane, controlul versiunilor și aprobări mai rapide. Toate informațiile de care aveți nevoie vor fi disponibile prin simpla apăsare a unui buton - de la căutări de text ale întregului conținut al unui contract până la analize ale condițiilor contractuale, ale valorii contractului și ale parametrilor. 

Gestionarea contractelor: Recâștigați controlul asupra contractelor

Contractele stau la baza aproape tuturor relațiilor de afaceri - de la clienți, furnizori și parteneri până la angajați. Acestea reprezintă baza încrederii și a înțelegerii. Cu toate acestea, gestionarea contractelor este adesea neglijată în procesele de digitalizare, lăsând întreprinderile în întuneric și expuse riscurilor inerente proceselor manuale. Contractele nu sunt ușor de gestionat în mod tradițional, pe suport de hârtie. Arhivarea ocupă spațiu de birou, introducerea de date și căutările sunt consumatoare de timp, în timp ce termenele ratate pot duce la sancțiuni pentru neconformitate.

Beneficiile se răspândesc în întreaga companie

Cu soluțiile Konica Minolta pentru gestionarea contractelor, vă ajutăm să vă eliberați și să recâștigați controlul asupra documentelor și contractelor lor. Acest lucru nu numai că ajută la accelerarea proceselor, la economisirea banilor și la ușurarea activității angajaților, dar ajută și la îmbunătățirea relațiilor cu alte părți interesate din companie. Sistemul standardizează și automatizează toate fazele de gestionare a contractelor, de la solicitări de contracte la fluxuri de lucru de autor și execuție, utilizând semnături electronice (precum DocuSign).  

Acesta reduce riscul de costuri juridice sau de audit și ajută la controlul financiar. Sistemul trimite notificări în care sunt semnalate orice termene, aprobări, modificări sau anulări, iar echipele dvs. de management pot utiliza cât mai bine toate avantajele contractului.  

Susține conformitatea și protecția datelor prin autorizare și drepturi de acces personal - un nivel de securitate care depășește cu mult arhiva convențională pe hârtie. 

 

Beneficiile managementului digital al contractelor



Conformitate deplină cu reglementările


Ține evidența tuturor documentelor legate de fiecare contract (cum ar fi e-mailurile, protocoalele și alți KPI etc.).


Controlul versiunilor


Reduceri de costuri prin căutări rapide și utilizarea optimă a avantajelor contractuale


Mai multă transparență datorită administrării centralizate a contractelor


Protecție maximă a datelor cu procese de arhivare și aprobare sigure pentru revizuiri


Fără termene limită ratate, datorită memento-urilor automate

 

 


Integrare perfectă în sistemele CRM/ERP existente

 

Este timpul pentru o abordare mai inteligentă a contractelor

Gestionarea contractelor este o funcție de bază a afacerii care acoperă atât aspectele operaționale, cât și cele juridice și care stă la baza fiecărei relații esențiale - de la clienți la furnizori, parteneri, angajați și furnizori. Cu toate acestea, pentru multe întreprinderi, sarcina organizațională vitală de gestionare a contractelor rămâne o sarcină manuală, bazată pe hârtie, care necesită multă muncă și este ineficientă.

contract management e-book thumbnail

Soluțiile noastre de gestionare digitală a contractelor

Aflați cum soluțiile noastre de gestionare digitală a contractelor vă pot ajuta afacerea dvs.

Știm că fiecare organizație este unică, motiv pentru care fiecare angajament începe cu o conversație. Suntem gata să vă ascultăm.

Required form 'ContactForm' does not exist.

Câmpurile cu *sunt obligatorii!

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings