Indiferent dacă este digitală sau pe suport de hârtie, organizarea corespondenței primite devine o provocare majoră pentru companii. Modalitatea de procesare a corespondenței este adesea încă manuală și tinde să fie consumatoare de timp și deschisă erorilor umane.
Digital mailroom este o soluție de gestionare a documentelor pentru toate tipurile de corespondență: atât e-mailuri, cât și corespondența primită (scrisori fizice). Aceasta permite companiilor să facă față torentului de date care sosesc din livrări și traficului din cutiile noastre de poștă electronică. Poate fi vorba de orice, de la o factură sau un contract cu un furnizor, până la o comandă, o reclamație sau o cerere a unui client. Prin introducerea rapidă și precisă a tuturor acestor informații în sistem, o cameră de corespondență digitală sprijină operațiunile, economisește timp și evită erorile și pierderile. Atunci când Konica Minolta colaborează cu dvs. pentru a implementa această soluție, se pune un accent deosebit pe reducerea costurilor și a timpului necesar pentru logistica poștală internă, deoarece ambii factori pot fi reduși masiv. Din fericire, multe companii dispun deja de multe dintre tehnologiile necesare pentru o soluție Digital Mailroom. Cu toate acestea, mult prea des organizațiile pur și simplu nu dispun de soluția software adecvată pentru a valorifica pe deplin potențialul tehnologiei. Soluțiile Digital Mailroom de la Konica Minolta contribuie la reunirea unei serii de tehnologii adesea existente pentru a ajuta organizațiile să digitalizeze eficient corespondența. Toată corespondența primită poate fi digitalizată pe multifuncționalele existente, cu ajutorul unui software inteligent care citește toate informațiile relevante și clasifică documentele. Soluțiile sunt capabile de distribuire automată: fie că este vorba de scrisori sau faxuri, toate documentele sunt capturate digital, clasificate automat și transmise angajatului căruia îi sunt adresate - ajungând la acesta în mod fiabil, indiferent dacă se află în interiorul companiei, într-un birou regional sau în călătorie de afaceri. Acest lucru sporește, de asemenea, nivelul de ușurință pentru utilizator, deoarece angajații primesc automat notificări pe ecran atunci când există corespondență nouă în cutia poștală digitală personală. Documentele pot fi transmise în mod convenabil sau adăugate la procesele de lucru existente. Această livrare automată a corespondenței este executată în câteva secunde și nu este legată de o locație sau un dispozitiv fix, astfel încât să permită flexibilitatea locului de muncă.
Atunci când toate tipurile de corespondență sunt digitalizate, acest lucru duce la metode de lucru mai eficiente. Camera de corespondență digitală accelerează semnificativ timpii de procesare și de întoarcere. În plus, îmbunătățește procesele din aval în întreaga companie, deoarece informațiile actualizate sunt disponibile cu ușurință pentru toți lucrătorii, inclusiv pentru lucrătorii la distanță și cei mobili. Această procedură sporește capacitatea de reacție și ajută la eliberarea unui timp considerabil care poate fi utilizat pentru sarcini mai valoroase, esențiale pentru misiune. Această procesare rapidă îi va elibera, de asemenea, pe colegii dvs. de sarcinile administrative repetitive. În plus, legislația privind protecția datelor este din ce în ce mai riguroasă. Acest lucru înseamnă că sistemele pe care le utilizați pentru a trata corespondența pe suport de hârtie și e-mailurile pot fi esențiale pentru atingerea conformității. O soluție de ultimă generație pentru camera de corespondență digitală vă va aduce avantaje semnificative pentru a vă asigura că firma dumneavoastră respectă reglementările.
Gestionarea unei avalanșe neîncetate de date primite este considerată astăzi parte integrantă a activității moderne. Cu toate acestea, informațiile digitale reprezintă doar o parte din torent. La fel cum traficul în creștere către căsuțele electronice de primire reprezintă o problemă logistică, livrările fizice nu dau semne de diminuare, iar întreprinderile trebuie să încerce să controleze afluxul de documente atât pe hârtie, cât și digitale.
Știm că fiecare organizație este unică, motiv pentru care fiecare angajament începe cu o conversație. Suntem gata să vă ascultăm.