Digital mailroom: Controlul valului de corespondență

Cum să sporești eficiența unei organizații cu ajutorul corespondenței digitale

Contactați-ne
 

Rezolvați provocările legate de corespondența primită


Gestionarea unui flux neîncetat de date primite reprezintă o provocare tot mai mare pentru întreprinderi. Companiile trebuie să încerce să controleze afluxul de documente atât pe hârtie, cât și digitale. Cutia poștală de intrare trebuie să fie concepută astfel încât să ajute la organizarea intrărilor atât digitale, cât și a celor pe suport de hârtie și să stimuleze productivitatea. În același timp, reglementările din ce în ce mai riguroase privind protecția datelor înseamnă că sistemul de corespondență utilizat trebuie să fie conform. Soluțiile de tip "Digital Mailroom" pot oferi avantaje semnificative în ambele privințe, eliberându-i în același timp pe angajați de sarcinile administrative repetitive. Konica Minolta vă poate ajuta compania să profite de oportunitățile oferite de camera de corespondență digitală, care se ocupă prompt de corespondența electronică și fizică și stimulează productivitatea prin eficientizarea modului de răspuns.
 

Indiferent dacă este digitală sau pe suport de hârtie, organizarea corespondenței primite devine o provocare majoră pentru companii. Modalitatea de procesare a corespondenței este adesea încă manuală și tinde să fie consumatoare de timp și deschisă erorilor umane.

digital mailroom image uk businesses


Cum vă crește eficiența mailroom-ului digital

Digital mailroom este o soluție de gestionare a documentelor pentru toate tipurile de corespondență: atât e-mailuri, cât și corespondența primită (scrisori fizice). Aceasta permite companiilor să facă față torentului de date care sosesc din livrări și traficului din cutiile noastre de poștă electronică. Poate fi vorba de orice, de la o factură sau un contract cu un furnizor, până la o comandă, o reclamație sau o cerere a unui client. Prin introducerea rapidă și precisă a tuturor acestor informații în sistem, o cameră de corespondență digitală sprijină operațiunile, economisește timp și evită erorile și pierderile. 

Atunci când Konica Minolta colaborează cu dvs. pentru a implementa această soluție, se pune un accent deosebit pe reducerea costurilor și a timpului necesar pentru logistica poștală internă, deoarece ambii factori pot fi reduși masiv. 

Din fericire, multe companii dispun deja de multe dintre tehnologiile necesare pentru o soluție Digital Mailroom. Cu toate acestea, mult prea des organizațiile pur și simplu nu dispun de soluția software adecvată pentru a valorifica pe deplin potențialul tehnologiei. Soluțiile Digital Mailroom de la Konica Minolta contribuie la reunirea unei serii de tehnologii adesea existente pentru a ajuta organizațiile să digitalizeze eficient corespondența. Toată corespondența primită poate fi digitalizată pe multifuncționalele existente, cu ajutorul unui software inteligent care citește toate informațiile relevante și clasifică documentele.  

Soluțiile sunt capabile de distribuire automată: fie că este vorba de scrisori sau faxuri, toate documentele sunt capturate digital, clasificate automat și transmise angajatului căruia îi sunt adresate - ajungând la acesta în mod fiabil, indiferent dacă se află în interiorul companiei, într-un birou regional sau în călătorie de afaceri. Acest lucru sporește, de asemenea, nivelul de ușurință pentru utilizator, deoarece angajații primesc automat notificări pe ecran atunci când există corespondență nouă în cutia poștală digitală personală. Documentele pot fi transmise în mod convenabil sau adăugate la procesele de lucru existente. Această livrare automată a corespondenței este executată în câteva secunde și nu este legată de o locație sau un dispozitiv fix, astfel încât să permită flexibilitatea locului de muncă.

 

digital mailroom image mishandling mail

 

Beneficiile digital mailroom 

 

Atunci când toate tipurile de corespondență sunt digitalizate, acest lucru duce la metode de lucru mai eficiente. Camera de corespondență digitală accelerează semnificativ timpii de procesare și de întoarcere. În plus, îmbunătățește procesele din aval în întreaga companie, deoarece informațiile actualizate sunt disponibile cu ușurință pentru toți lucrătorii, inclusiv pentru lucrătorii la distanță și cei mobili. Această procedură sporește capacitatea de reacție și ajută la eliberarea unui timp considerabil care poate fi utilizat pentru sarcini mai valoroase, esențiale pentru misiune. Această procesare rapidă îi va elibera, de asemenea, pe colegii dvs. de sarcinile administrative repetitive. 

În plus, legislația privind protecția datelor este din ce în ce mai riguroasă. Acest lucru înseamnă că sistemele pe care le utilizați pentru a trata corespondența pe suport de hârtie și e-mailurile pot fi esențiale pentru atingerea conformității. O soluție de ultimă generație pentru camera de corespondență digitală vă va aduce avantaje semnificative pentru a vă asigura că firma dumneavoastră respectă reglementările. 



Documentație de audit a tuturor proceselor ca element cheie pentru respectarea reglementărilor privind protecția datelor, cum ar fi GDPR.


O mai mare transparență prin captura centralizată și digitală a tuturor documentelor primite


Creșterea timpilor de răspuns și îmbunătățirea ratelor de satisfacție a clienților


Reducerea costurilor și a timpului pentru logistica poștală internă 

 

 


Informații actualizate ușor accesibile tuturor lucrătorilor, inclusiv celor aflați la distanță și mobili

 

 

Controlul potopului de e-mailuri în trasee ordonate ca bază pentru progresul digital

Gestionarea unei avalanșe neîncetate de date primite este considerată astăzi parte integrantă a activității moderne. Cu toate acestea, informațiile digitale reprezintă doar o parte din torent. La fel cum traficul în creștere către căsuțele electronice de primire reprezintă o problemă logistică, livrările fizice nu dau semne de diminuare, iar întreprinderile trebuie să încerce să controleze afluxul de documente atât pe hârtie, cât și digitale.

digital mailroom ebook thumbnail

Soluțiile noastre Digital Mailroom

Aflați cum soluțiile noastre de Digital Mailroom vă pot ajuta afacerea dvs.

Știm că fiecare organizație este unică, motiv pentru care fiecare angajament începe cu o conversație. Suntem gata să vă ascultăm.

Required form 'ContactForm' does not exist.

Câmpurile cu *sunt obligatorii!

Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings