„Rolul meu în Konica Minolta România este acela de Digital Business Services Manager, fiind implicată în toate activitățile de Sales și Presales, Marketing, Consultanță și Suport pentru soluțiile și serviciile IT din portofoliul nostru. Desigur că acest rol presupune foarte mult lucru colaborativ cu colegii din echipă și din alte departamente pe oferte, cotații, contracte, validarea tehnică și aprobarea comercială a acestora, analiza istoricului clienților, dar și analiza eficienței și a productivității proiectelor pe care le implementăm la clienți sau aprobarea facturilor primite de la furnizori pentru livrabilele din proiecte. Tot prin intermediul M-Files realizez alocările consultanților pe oportunități și proiecte, aprob cererile de concediu ale colegilor din echipă, revizuiesc și actualizez proceduri de lucru și template-uri de documente standard. Iar toate aceste activități le pot face oricând este nevoie și de oriunde, având la dispoziție aplicația instalată pe laptop, tabletă sau pe telefon. Sunt liniștită că nimeni nu trebuie să aștepte pentru aprobarea unei zile de concediu sau a unor condiții comerciale oferite unui client, iar eu, la rândul meu, am informația la îndemână oricând am nevoie. Uitându-mă, deci, la activitățile pe care le desfășor în fiecare zi, pot să afirm că pentru mine, “ce nu este în M-Files, nu există”!
„Folosind platforma de Document Management M-Files, am reușit să simplificăm gestionarea documentelor comerciale la nivelul Departamentului de Vânzări. Prin intermediul platformei, avem posibilitatea să accesăm cu ușurință și în siguranță informațiile esențiale, de la distanță și din orice dispozitiv, fiecare utilizator având drepturi de acces bine definite. Totodată, aplicația asigură o colaborare interdepartamentală facilă pe documente. Alocarea vânzatorilor pe tipologii de clienți potențiali, aprobarea lead-urilor, a fluxurilor de vânzare, analiza pipeline-ului departamental pe fiecare verticală de business, se realizează cu ușurință datorită platformei M-Files, asigurând o imagine de ansamblu transparentă a activității noastre de vânzări.”
„În calitate de Business Solutions Expert în Departamentul de Vânzări, soluția M-Files reprezintă pentru mine un instrument valoros în activitatea zilnică. Aplicația facilitează gestionarea eficientă a lead-urilor și oportunităților, coordonarea fluxului de vânzare și colaborarea cu echipa de consultanți, ajutându-ne să simplificăm atât procesele de ofertare și întocmire a contractelor, cât și fluxurile de plasare a comenzilor interne către Departamentul de Achiziții și Logistică.”
„Plaforma M-Files mă ajută să am o privire de ansamblu asupra proceselor de vânzare, pre-vânzare și post-vânzare, cât și una foarte detaliată pentru fiecare proces în parte. În M-Files toate informațiile sunt laolaltă, fiecare având propriul “sertar”, ușor de accesat la nevoie. De asemenea, foarte interesantă este modalitatea facilă în care platforma interconectează departamente diferite din cadrul companiei, facilitând astfel un lanț de funcționare neîntreruptă între ofertare, acordarea suportului de către consultanții de business, managementul contractelor - creare, aprobare, semnare, urmărire și stocare - până la livrarea și instalarea echipamentelor.”
„Platforma M-Files mă ajută în automatizarea procesului de vânzare, începând de la generarea unui lead până la întocmirea contractului, având în permanență controlul și statusul fluxului de vânzare. Datorită fluxurilor de lucru automatizate oferite de platforma M-Files, (generare automată a fluxului de vânzare, solicitarea de suport pentru consultanță, generarea automată privind cererea de materiale), întregul proces de vânzare este fluidizat, devenind mai rapid și mai productiv. Distribuirea documentelor în M-Files este un proces extrem de simplu, astfel că de fiecare dată când am nevoie să distribui documente către colegii din alte departamente, totul se întâmplă printr-un simplu clic. Platforma are o interfață intuitivă, fiind foarte ușor de adoptat de către utilizatori și facilitând accesul la informații.”
„Platforma M-Files îmi este utilă în activitățile zilnice, acoperind toate cerințele ce apar pe parcursul unui flux de vânzare și având rol de CRM (Customer Relationship Management) și CMS (Content Management System), în egală măsură. De la simpla operațiune de introducere a unui lead, până la transformarea acestuia în oportunitate, urmărirea evoluției și lucrul colaborativ cu echipa de consultanți presales, aplicația este ușor de folosit, intuitivă, stabilă și de un real sprijin în evidența unui pipeline de vânzări. Totodată, aplicația M-Files facilitează o serie de procese importante în lucrul cu documentele, de la crearea ofertelor și contractelor, până la lansarea comenzilor interne către departamentul de Achiziții, toate fiind stocate într-o structură organizată pe clienți. Anumite sarcini le pot realiza rapid cu versiunea mobile a platformei, acesta fiind un aspect esențial pentru jobul unui vânzător activ.”
„Funcția de consultant de business mă poziționează între clienți și echipa de Vânzări, pe de o parte, și între echipa de Dezvoltare, furnizori, echipa de Service și Management, pe de altă parte, informațiile obținute în timp real, din ambele părți, fiind esențiale în activitatea mea zilnică pentru finalizarea în timp util a ofertelor tehnice și financiare. Întocmirea ofertelor presupune mult schimb de informații cu toate părțile implicate pentru elaborarea arhitecturilor și dimensionarea corectă a soluțiilor, iar pentru acest proces, aplicația de Content Management M-Files este mai mult decât utilă. Prin intermediul platformei, colaborez facil cu colegii din alte departamente, lucrez mai rapid și mai eficient, partajez și accesez cu ușurință fișiere și documente sau primesc feedback pe conținut. M-Files mă ajută să fiu mai organizat și la curent cu sarcinile de lucru personale prin setarea unor filtre personalizate, având satisfacția unei munci productive. Pe scurt, M-Files este o platformă centralizată cu ajutorul căreia am posibilitatea să eficientizez diferite sarcini de lucru, să cresc productivitatea și să reduc volumul de muncă, având o imagine de ansamblu, în timp real, a întregii activități.”
În calitate de Consultant de Business, folosesc platforma M-Files pentru a-mi desfășura activitățile zilnice în cadrul companiei și, în egală măsură, o promovez clienților noștri. Din momentul implementării aplicației în Konica Minolta, procesele de lucru realizate anterior în principal pe email au dispărut, iar întreaga noastră activitate s-a îmbunătățit. Este foarte productiv ca dintr-o singură aplicație să pot ponta orele lucrate pe proiectele pe care sunt alocată, să solicit zile de concediu, să lucrez pe ofertele pentru clienți, să realizez estimări de efort, draft-uri de contracte, să pot gestiona situația licențelor comercializate sau să pot valida facturile de la furnizori. În discuțiile cu clienții, M-Files stârnește curiozitatea chiar de la primul demo datorită interfeței simple și intuitive, dar și datorită posibilității de personalizare sau extindere a soluției în funcție de nevoi sau odată cu dezvoltarea afacerii, precum și a modelului simplu de licențiere.”
„Datorită capabilităților sale extinse de management al oricărui tip de conținut si de creare a unor interfețe personalizate, M-Files ne-a permis să dezvoltăm soluții interne de management al proiectelor și de ticketing, implementate într-un timp foarte scurt și adaptate la cerințele noastre si ale clientilor nostri, eliminând astfel necesitatea unor integrări complexe între aplicații dedicate acestor procese, precum și alte costuri suplimentare. Din punct de vedere al managementului echipei, soluția permite alocarea task-urilor direct sau în mod Agile, eliminând astfel posibile blocaje în activitatea de suport, și oferă în plus capabilități de raportare specifice activității noastre și notificări în caz de depășire a SLA-urilor asumate, pentru luarea unor decizii rapide și eficientizarea proceselor interne. În consecință, echipele de proiect, dar și cele de dezvoltare și suport, beneficiază de o platformă unică, cu acces securizat și controlat la conținut, cu notificări, rapoarte și liste dedicate, în funcție de rolul fiecărui utilizator.”
„Platforma de management al documentelor M-Files este un instrument de bază pentru departamentul de Administrație și Logistică, având în permanență evidența la zi a documentelor necesare pentru desfășurarea activităților curente, pentru audituri sau pentru evitarea dublării livrărilor. Prin intermediul aplicației, regăsirea documentelor se realizează cu ușurință, prin funcția de căutare după orice informație din documente, dar și prin răsfoire rapidă, într-o structură arborescentă, tipică de Windows. Facturile externe, precum și alte documente specifice activității de logistică, pot fi clasificate, organizate și ulterior regăsite foarte ușor după diferite criterii: furnizor, an, lună și, inclusiv, după numărul comenzii sau al documentului emis.”
„Aplicația de managementul documentelor M-Files mă ajută să identific și să verific foarte ușor documentele necesare în procesul de vânzare (cotații, condiții contractuale, modalitatea de facturare și plată). Prin stocarea centralizată a documentelor, pot vizualiza cu ușurință istoricul acestora, iar datorită notificărilor primite pe email din platformă, pot accesa rapid diferite tipuri de documente necesare în activitatea mea de lucru, precum oferte aprobate, contractele semnate, comenzi pentru procesare. Înainte pierdeam foarte mult timp căutând documentele necesare în emailuri sau în arhiva fizică. De când folosesc M-Files, reușesc să procesez un volum incomparabil mai mare de comenzi într-un timp mai scurt datorită funcționalității de căutare rapidă a platformei.”
„Comunicarea internă nu este doar o simplă modalitate prin care creăm interacțiune sau transmitem mesaje la nivelul organizației, ci o componentă esențială a strategiei de Marketing prin care avem ocazia să propagăm informații importante despre identitatea brandului sau despre produse în afara companiei, prin intermediul angajaților. De când utilizăm platforma de management electronic al documentelor M-Files, am reușit să simplificăm procesul de comunicare internă, materialele de Marketing fiind încărcate cu ușurință, printr-un simplu drag & drop, într-un folder dedicat, organizate pe linii de business sau acțiuni și transmise sub forma unui link, fără ca documentele să mai circule pe email.”