Gestionarea inteligentă a informațiilor: simplificați fluxul de documente în organizația dvs.

Creșteți randamentul prin gestionarea eficientă a informațiilor

Contactați-ne
 

Faceți ca datele să lucreze mai mult pentru dumneavoastră

Este o provocare să accesați informațiile corecte la momentul potrivit? Există prea multe instrumente diferite din care să alegeți atunci când doriți să găsiți un document? Aveți uneori senzația că pierdeți controlul asupra datelor dumneavoastră? Nu sunteți singuri. Volumele de date s-au extins masiv în ultimii ani, iar ritmul de creștere continuă să se accelereze: analiștii prevăd o creștere de cinci ori a volumelor de date în cei șapte ani până în 2025.

Fără instrumente eficiente pentru a gestiona acest potop de date, există un risc real de înec. Organizația dvs. s-ar putea regăsi:

  • Să rateze oportunități de afaceri
  • Să suporte o sarcină administrativă grea
  • Să facă față costurilor în creștere ale proceselor interne
  • Să se lupte să se conformeze cu reglementări precum GDPR


De aceea, gestionarea eficientă și inteligentă a informațiilor - în trecut denumită și gestionarea conținutului întreprinderii (ECM) - este esențială pentru a ajuta organizațiile să își pună datele la lucru.
 

Beneficiile gestionării inteligente a informațiilor



Acces rapid la datele corecte


Funcționalitatea puternică de căutare vă permite să găsiți și să recuperați informații relevante la momentul potrivit, rapid și ușor.


Acces securizat la informații


Cu un control deplin asupra permisiunilor (care poate fi activat prin integrarea cu Active Directory și LDAP), puteți gestiona îndeaproape cine are acces la ce informații.


Transformarea digitală


Gestionarea și accesarea informațiilor în format digital ajută organizația dumneavoastră să treacă la procese fără hârtie și economisește spațiu fizic valoros.


Eficiență prin automatizare


Fluxurile automatizate de informații eficientizează sarcinile și procesele manuale, economisind timp și costuri și sporind ROI-ul.


Productivitate crescută


Fluxurile de lucru simple și transparente ajută oamenii să găsească mai rapid informațiile de care au nevoie, ceea ce sporește productivitatea.


Sprijin pentru conformitate


Documentația proceselor dumneavoastră, dovedită prin audit, vă sprijină conformitatea cu reglementările privind protecția datelor, cum ar fi GDPR.


Arhivare în condiții de siguranță la revizuire


Informațiile arhivate nu mai pot fi modificate sau editate, astfel încât integritatea înregistrărilor dvs. istorice este menținută.
 

 

O mai bună colaborare online

Un mediu digital coerent și comun ajută echipele la distanță și dispersate să lucreze împreună mai eficient


 

Cum mă ajută o abordare de management al informației să găsesc mai repede documentele?

Cercetările arată că oamenii petrec până la 18 minute în medie căutând un document. Soluția inteligentă Konica Minolta Enterprise Search vă permite să găsiți informații relevante în câteva secunde, fără a fi nevoie să schimbați aplicațiile sau să efectuați căutări dificile în mai multe sisteme.

Dețin în continuare o mulțime de documente pe suport de hârtie. Cum pot să le integrez?

Tehnologia noastră de conversie a documentelor (soluții de scanare) vă ajută să faceți acest lucru. În timpul conversiei în fișiere PDF (sau în alte formate de fișiere), acestea utilizează recunoașterea optică a textului (OCR) pentru a analiza informațiile din documente și a le integra în procesul corespunzător. De exemplu, dacă soluția identifică un număr de factură pe document, îl clasifică ca fiind o factură și îl direcționează către destinația sau procesul de afaceri corespunzător, în conformitate cu o procedură predefinită.

În ce departamente pot utiliza o soluție de gestionare a conținutului?

Soluțiile de gestionare a conținutului sunt deosebit de utile în departamente precum cel juridic, contabilitate și resurse umane, unde procesele vor beneficia de pe urma digitalizării. Cu managementul digital al contractelor, managementul digital al facturilor și dosarul digital al personalului,de la Konica Minolta, contractele, facturile și, respectiv, dosarele de resurse umane sunt stocate într-o singură bază de date. Având totul într-un singur loc, informațiile sunt disponibile pentru utilizatorii autorizați prin simpla apăsare a unui buton, accelerând procese precum aprobările, menținând în același timp securitatea informațiilor.

Digital mailroom simplifică gestionarea corespondenței primite și transferă toate articolele primite - atât comunicările fizice, cât și e-mailurile - direct în sistemul de gestionare a conținutului.

Ce se întâmplă cu documentele, cum ar fi contractele sau facturile, pe care încă trebuie să le semnez personal?

Semnăturile electronice pot înlocui semnăturile manuale în aproape toate tranzacțiile. Acestea reprezintă o metodă obligatorie din punct de vedere juridic de obținere a consimțământului sau a aprobării pentru un document sau un formular digital.

Cum pot lucra mai multe persoane la aceleași documente în același timp?

Soluțiile noastre de partajare a fișierelor, bazate pe SharePoint online, favorizează colaborarea, sincronizează automat actualizările și se asigură că toate modificările sunt salvate. Accesul mobil permite colaborarea în orice moment de pe orice dispozitiv...

How can I cut down on repetitive tasks?

Robotic Process Automation (RPA) poate prelua sarcini repetitive și de rutină în sectoare precum cel guvernamental, bancar și cel al asigurărilor. De exemplu, 70%-80% dintre etapele implicate în procesarea unei cereri de despăgubire pentru asigurări sunt repetitive și nu necesită expertiză umană. RPA poate prelua aceste sarcini, cum ar fi descărcarea de date, crearea de rapoarte și emiterea de facturi. Astfel, cererile de despăgubire pot fi procesate mai rapid și mai consistent, iar oamenii se pot concentra pe cele 20%-30% din proces care necesită expertiză umană.


Peste 19.500 de clienți din Europa au încredere în Konica Minolta pentru gestionarea inteligentă a informațiilor


Știm că o mărime unică nu se potrivește tuturor, așa că ne propunem să dezvoltăm soluții personalizabile care să se integreze perfect în infrastructura dvs. existentă și să vă satisfacă așteptările identificate. Peste 19.500 de clienți din Europa se bazează deja pe Konica Minolta ca partener pentru a-i ajuta să își rezolve provocările legate de gestionarea informațiilor. Pe lângă faptul că oferim propriile noastre soluții, suntem parteneri cu lideri din industria de management al informațiilor, precum Microsoft, Hyland, M-Files și UiPath.

Managementul inteligent al informației și semnificația sa pentru eficiența organizațională

În toate domeniile de activitate, fluxurile de lucru și oportunitățile companiilor devin din ce în ce mai dependente de gestionarea informațiilor. Gestionarea acestor informații va fi o sarcină din ce în ce mai dificilă. Fără instrumente eficiente de gestionare și organizare a acestui flux de date, potențialul de afaceri se pierde, iar eforturile de gestionare, precum și costurile pentru procesele interne cresc exponențial.

Aflați cum serviciile noastre de gestionare a informațiilor vă pot ajuta afacerea dvs.

Știm că fiecare organizație este unică, motiv pentru care fiecare angajament începe cu o conversație. Suntem gata să vă ascultăm.