Managementul conformității și al riscurilor: raționalizați procesele de protecție a datelor

Totul începe cu o gestionare mai eficientă a documentelor și a datelor

Organizațiile care trec de la gestionarea informațiilor pe suport de hârtie la gestionarea digitală a informațiilor se pot aștepta să beneficieze de procese mai eficiente, precum și de economii la costurile de hârtie, imprimare și stocare fizică a documentelor.  

Însă, indiferent de sistemul de stocare electronică a documentelor și datelor pe care îl implementează compania dumneavoastră, trebuie să aveți încredere că activele dumneavoastră informaționale sunt protejate în mod corespunzător împotriva riscului de încălcare a securității datelor, precum și împotriva accesului neautorizat al propriilor utilizatori.  

Trecerea la gestionarea electronică a informațiilor aduce cu sine și considerente legate de conformitate. Dacă soluția dvs. de gestionare a informațiilor digitale se află oriunde altundeva decât la sediul dvs. propriu, sunteți sigur că locația de stocare asigură faptul că informațiile de identificare personală (PII) pe care le dețineți despre angajați, clienți și alte persoane sunt stocate într-un mod conform cu GDPR?

• Aveți un proces pentru a răspunde la cererile de acces sau de ștergere a datelor vizate? Dacă da, cât de fluent este acest proces? 
• Puteți fi siguri că puteți localiza toate informațiile PII relevante în toate locațiile dumneavoastră de informații și documente?
• În cazul unei încălcări a securității datelor, ați putea să identificați și să raportați documentele și înregistrările potențial compromise într-un interval de timp care să fie conform cu reglementările?

Dacă nu sunteți în măsură să vă conformați sau dacă nu puteți furniza informații în termenele obligatorii de răspuns, ați putea risca amenzi costisitoare, precum și daune de reputație și pierderea încrederii clienților.

În 2021, au fost notificate peste 130.000 de încălcări ale datelor cu caracter personal și au fost aplicate amenzi în valoare de aproape 1,1 miliarde de euro organizațiilor pentru încălcări ale Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) al Uniunii Europene.

Sursă: "Report: GDPR fines surpass $1B in 2021; breach notifications also rise," Compliance Week, January 2022

 


Modalități mai inteligente de gestionare a riscurilor și a conformității pentru informațiile digitale

Soluțiile Konica Minolta vă ajută să gestionați mai ușor informațiile digitale și riscurile asociate și să vă conformați mai ușor cu reglementările.  

Serviciile noastre de gestionare a informațiilor digitale vă permit să controlați accesul utilizatorilor utilizând permisiuni bazate pe metadate și să stabiliți reguli de imprimare și copiere pentru o protecție suplimentară a datelor. Soluțiile noastre păstrează un istoric complet al versiunilor și o pistă de audit, astfel încât să știți întotdeauna cine a modificat ce informații și când. De asemenea, puteți seta reguli automate de păstrare a datelor în conformitate cu reglementările sau cu propriile dumneavoastră politici.

Atunci când utilizați soluțiile noastre de gestionare a informațiilor pentru a vă stoca datele, beneficiați de criptarea end-to-end, care vă ajută să vă protejați fișierele și documentele împotriva încălcărilor și intruziunilor. În funcție de soluția Konica Minolta pe care o alegeți, aceasta poate fi implementată la sediul dvs. sau în cloud. Livrarea în cloud se face din centre de date sigure și conforme cu GDPR din Europa, astfel încât puteți fi siguri că obțineți un nivel ridicat de suveranitate a datelor, având întotdeauna controlul asupra datelor și aplicațiilor dumneavoastră. De asemenea, ne asigurăm că soluțiile și facilitățile noastre țin pasul cu orice modificare a GDPR și a altor reglementări relevante.  

Soluțiile noastre sunt, de asemenea, concepute pentru a elimina o mare parte din munca manuală din procesele GDPR referitoare la datele cu caracter personal și la drepturile persoanelor vizate, astfel încât să vă puteți îndeplini obligațiile de reglementare cheie mai eficient și cu mai multă încredere:

Dreptul de acces. Căutați rapid și ușor în toate depozitele dvs. de date pentru a găsi toate documentele referitoare la o persoană și pentru a raporta cu privire la informațiile de identificare personală stocate și procesate, precum și la locul în care se află acestea.

Dreptul de a fi uitat. Folosiți raportul privind datele cu caracter personal pentru a permite ștergerea informațiilor cu caracter personal ale unei persoane de către responsabilul dumneavoastră cu protecția datelor. După eliminare, rulați din nou raportul pentru a confirma că toate datele relevante au fost șterse.

Dreptul la portabilitatea datelor. Utilizați raportul privind informațiile personale pentru a vă permite să adunați toate datele pe care le dețineți despre o persoană și să le transmiteți acesteia pentru a le transfera într-un alt mediu.

Obligația de a furniza o notificare de încălcare a securității. Dacă credeți că organizația dvs. a suferit o încălcare a securității datelor, soluțiile noastre vă ajută să creați rapoarte privind toate înregistrările afectate care dețin informații PII pentru a le împărtăși autorităților, precum și persoanelor vizate, în termenul obligatoriu de notificare de 72 de ore.  

Scurgerea de date. Monitorizați depozitele dvs. în timp real pentru a detecta orice informații personale care nu ar trebui să se afle acolo. De exemplu, numerele cărților de credit nu trebuie să fie stocate în serviciile de mesagerie pentru utilizatorii finali, cum ar fi e-mailurile. Dacă este detectată o apariție, puteți lua măsuri corective rapide.