Sub influența Inteligenței Artificiale, modul în care lucrăm se schimbă mai repede ca oricând. Costurile operaționale cresc, reglementările europene devin tot mai stricte, iar presiunea de a digitaliza și automatiza procesele este tot mai mare – inclusiv pentru companiile din România.
Trend 1 – Creșterea costurilor accelerează outsourcing-ul și automatizarea cu AI
Contextul economic rămâne tensionat: inflație, energie scumpă, presiune pe salarii, lanțuri de aprovizionare fragile. În zona de print & document management, studiile de specialitate arată că, pentru majoritatea organizațiilor, costurile sunt principala provocare.
În 2026, tot mai multe companii vor apela la:
• Managed Print Services (MPS) și Cloud Print Services – servicii externalizate care preiau presiunea de pe zona IT și aduc vizibilitate asupra costurilor cu hardware, consumabile și mentenanță.
• modele de tip pay-as-you-go în cloud, în loc de investiții mari în servere și infrastructură internă.
• digitalizarea documentelor susținută de AI-based capture, clasificare & procesare, pentru a reduce costurile „invizibile” cu hârtia, arhiva fizică și procesele manuale.
Konica Minolta folosește deja AI în Managed Print Services pentru a prezice consumabilele și nevoile de mentenanță, pentru a monitoriza proactiv echipamentele și a reduce downtime-ul. Soluții precum Workplace Pure și YSOFT SAFEQ Cloud oferă o infrastructură de printare și workflow centralizată, sigură și scalabilă.
Trend 2 – Chiar dacă “hârtia rămâne”, AI document processing devine critic
Deși se vorbește de ani de zile despre biroul fără hârtie, realitatea este că doar o mică parte dintre companii operează într-un mediu complet paperless. Restul are în continuare procese unde hârtia este prezentă – contracte, facturi, dosare, formulare.
În 2026, tot mai multe organizații vor investi în:
• cloud-based capture și
• Intelligent Document Processing (IDP) – AI care preia, citește, clasifică și extrage automat date din documente, indiferent dacă sunt PDF-uri, poze, e-mailuri sau formulare scanate.
IDP înseamnă:
• mai puțină muncă de tastare manuală;
• mai puține erori;
• funcții smart, cum ar fi rezumat AI, Q&A pe documente, traduceri, direct din sistem.
Konica Minolta integrează astfel de capabilități în soluții precum M-Files, Document Navigator, Microsoft 365 Copilot și Workplace Pure – combinând AI, Machine Learning și NLP pentru a procesa atât conținut structurat, cât și nestructurat, cu viteză și acuratețe mai mari.
Trend 3 – raportare ESG bazată pe AI și date reale
Reglementările europene din zona de ESG și CSR devin o provocare inclusiv pentru companiile din România – fie direct, fie indirect, prin lanțul de furnizori. În plus, consumatorii sunt tot mai atenți la sustenabilitate, iar deciziile de achiziție iau în calcul impactul de mediu.
Problema este că în multe organizații:
• datele ESG sunt împrăștiate în Excel-uri și sisteme diferite;
• lipsesc procese clare de colectare și verificare;
• rapoartele se fac greu și sunt dificil de actualizat.
Aici intervine AI-driven ESG reporting:
• AI agregă, curăță și structurează datele ESG din surse diferite;
• creează o bază de date consistentă pentru CO₂ transparency și evaluarea riscurilor;
• reduce efortul manual și lasă echipele de CFO / ESG / Sustainability să se concentreze pe acțiuni, nu pe „vânătoare de cifre”.
Soluția ESG AI a Konica Minolta este gândită tocmai pentru acest lucru – inclusiv pentru companii care încă nu sunt obligate legal să raporteze, dar știu că vor avea nevoie de o abordare serioasă și sustenabilă în următorii ani.
Trend 4 – Securitate cibernetică preventivă, alimentată de AI
Pe măsură ce datele migrează în cloud și mediile devin hibride, nu mai este suficient să „reacționăm” la atacuri. Tendința clară este către:
• prevenție și securitate cibernetică bazată pe AI;
• sisteme care monitorizează permanent și anticipează riscurile;
• orchestrare automată a răspunsului la incidente.
Konica Minolta răspunde acestei nevoi cu:
• Workplace Intrusion Patrol – care oferă EDR (Endpoint Detection and Response) și XDR (Extended Detection and Response) bazate pe algoritmi AI, cu monitorizare 24/7;
• în zona de print, Shield Guard și bizhub SECURE – soluții de monitorizare a securității și aplicarea strategiilor MFP bazate pe cloud, cu alerte în timp real pentru flota de echipamente.
Pentru manageri, acest lucru înseamnă trecerea de la o abordare reactivă la una în care infrastructura este gândită să fie adaptivă și rezilientă.
Trend 5 – AI responsabil și transparent (AI Accountability)
Pe măsură ce soluțiile AI ajung în tot mai multe departamente – de la HR și Financiar la Operațiuni, Marketing și Securitate – apare o întrebare esențială:
„Cum ne asigurăm că folosim AI în mod responsabil, etic și conform cu legea?”
EU AI Act schimbă major modul în care organizațiile pot implementa AI:
• introduce un cadru bazat pe risc;
• cere transparență, explicații și supraveghere umană pentru sistemele AI cu impact asupra cetățenilor;
• anumite sisteme de high risk trebuie să fie auditabile și înregistrate într-o bază publică.
Konica Minolta își propune nu doar să fie în conformitate cu cerințele legale în vigoare, ci să fie un lider în zona de Responsible AI. Astfel, compania a creat un set de măsuri precum:
• dezvoltarea unui sistem de evaluare a riscurilor asociate AI pentru proiectele interne și pentru soluțiile livrate clienților;
• pune la punct un comitet pan-european de coordonare DX & AI, alături de echipe de Data Protection, People & Culture și Compliance;
• soluții precum Workplace Pure și Video Solution Services (VSS) sunt deja dezvoltate în conformitate cu cerințele AI Act.
Mesajul pentru companii este clar: AI nu mai este doar „cool tech”, ci o responsabilitate de management. Câștigă cei care îmbină inovația cu încrederea și guvernanța corectă.
Concluzie
După cum subliniază și reprezentanții Konica Minolta Business Solutions Europe, în 2026 Digital Workplace va fi definit de adopția rapidă a AI, presiunea costurilor și noile reglementări. Companiile au nevoie să găsească echilibrul între eficiență, conformitate și încredere.
La Konica Minolta, rolul nostru este să fim alături de organizații în această tranziție – cu soluții sigure, sustenabile și pregătite pentru viitor, cu o abordare profund umană a tehnologiei.