Acasă Știri 1_Cum puteți avea o comunicare eficientă în echipă și acces facil la informații de la distanță

Cum puteți avea o comunicare eficientă în echipă și acces facil la informații de la distanță

București | 21 martie 2023

Accesul rapid la informații este adesea o provocare pentru angajații care lucrează de la distanță. Puteți elimina această problemă prin integrarea unei soluții de Enterprise Content Management (ECM) cu Microsoft Teams.

Pe durata pandemiei, Microsoft 365 a fost de un real ajutor pentru multe organizații, iar Microsoft Teams s-a dovedit a fi instrumentul perfect pentru colaborarea digitală. Mai mult decât atât, prin integrarea unei soluții de Enterprise Content Management (ECM) cu Microsoft Teams, organizațiile vor putea elimina riscul de fragmentare a informației și vor oferi utilizatorilor acces rapid și facil la informațiile de care au nevoie, indiferent unde sunt acestea stocate sau de unde lucrează utilizatorii.

La începutul pandemiei de COVID-19, când a fost reglementată telemunca, multe organizații au trecut, aproape peste noapte, la un mod de lucru de la distanță, impunând utilizarea soluțiilor de tip cloud, precum Microsoft 365. Serviciile de tip Microsoft Teams pun la dispoziție instrumente de comunicare și de colaborare care permit utilizatorilor să lucreze de oriunde. În prezent, Microsoft Teams are 145 de milioane de utilizatori în întreaga lume.¹
Deși Microsoft Teams este un instrument excelent de colaborare, organizațiile se confruntă cu provocări legate de gestionarea informațiilor. Utilizatorii au nevoie să acceseze zilnic date și informații pentru buna desfășurare a sarcinilor de lucru.
În mod ideal, aceștia ar avea la dispoziție un instrument care funcționează precum Google și care le va permite să:

efectueze cu ușurință căutări în toate arhivele companiei
preia toate informațiile și datele relevante (atât structurate, cât și nestructurate)
vizualizeze toate informațiile de care au nevoie într-un singur loc, indiferent unde este stocat conținutul

Atunci când conectați o soluție software de Enterprise Content Management la Microsoft Teams, oferiți utilizatorilor ceea ce își doresc. În același timp, sistemul de Content Management ajută organizația să-și îmbunătățească securitatea IT și politica de administrare a informațiilor, să eficientizeze procesul de gestionare a documentelor și să simplifice conformitatea cu reglementările.
„Nu este suficient să <<gestionezi>> conținutul. Posibilitatea de a accesa versiunea corectă a unui document este foarte importantă. Conținutul trebuie să fie gestionat pentru a permite utilizarea acestuia în scopul atingerii obiectivelor operaționale.”

Dețineți controlul asupra informațiilor

Trecerea la munca de la distanță a făcut ca gestionarea informațiilor și a conținutului să fie îngreunată.
În unele organizații, mai ales în cele care nu aveau implementate politici clare cu privire la stocarea documentelor și gestionarea informațiilor, Microsoft Teams a început să fie utilizat ca structură de arhivare.
Un sondaj recent realizat de Konica Minolta² arată că în 66% din organizații, stocarea documentelor nu este încă bine organizată. De exemplu:

9% se bazează pe fișiere atașate e-mailurilor și pe unitățile de memorie locale
34% sunt deja încărcate în cloud, dar dețin unități de memorie multiple sau neorganizate în cloud
23% utilizează un sistem de partajare haotic a fișierelor, printr-o rețea unică

Doar o treime dintre organizații (33%) dețin un sistem bine organizat de partajare a fișierelor în rețea

Sursa: Digital Transformation Survey, Konica Minolta & Keypoint Intelligence, 2021

Lipsa unor soluții eficiente pentru gestionarea conținutului și stocarea informațiilor poate genera numeroase provocări, cum ar fi:

Timp îndelungat pentru regăsirea informațiilor necesare, ceea ce duce la scăderea eficienței și a productivității
Incapacitatea de a valorifica informațiile, dacă acestea nu pot fi localizate
Gestionarea greoaie a versiunilor documentelor
Riscul de duplicare a documentelor existente
Gestionarea ineficientă a conținutului și politici ineficiente de administrare a informației
Risc de nerespectare a reglementărilor privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR)

Gestionați inteligent informațiile prin integrarea Microsoft 365 cu sistemul ECM M-Files

Gestionați inteligent informațiile prin integrarea Microsoft 365 cu sistemul ECM M-Files. Utilizând M-Files ca instrument ECM, oferiți acces la informații prin conectare unică la Azure Active Directory. M-Files folosește o arhitectură bazată pe metadate care facilitează securizarea și accesarea automată și dinamică, în contextul potrivit, atât a datelor structurate, cât și a celor nestructurate, indiferent de arhiva sau locația unde sunt stocate.
Prin Inteligența Artificială (IA) integrată, sistemul ECM M-Files poate analiza documentele pentru a le clasifica, genera rapoarte cu privire la semnificația, valoarea și caracterul sensibil al informațiilor pe care le conțin și urmări dacă datele sensibile (datele cu caracter personal) sunt gestionate în mod corect și în conformitate cu reglementările GDPR.

Cât de greu găsiți informațiile de care aveți nevoie?

18 minute sunt necesare, în medie, pentru regăsirea unui document.³
93% dintre angajați nu reușesc să găsească documentul de care au nevoie deoarece nu a fost denumit sau etichetat corespunzător în momentul arhivării.⁴
82% dintre angajați sunt de părere că navigarea prin mai multe sisteme pentru regăsirea celei mai recente versiuni a unui document le afectează productivitatea.⁵

O soluție ECM ușor de utilizat și fără întreruperi

Cu sistemul ECM M-Files, bazat pe cloud, veți putea diminua toate aceste provocări fără a migra datele și documentele și fără ca utilizatorii să fie nevoiți să învețe un nou sistem. M-Files este o platformă inteligentă de gestionare a conținutului, care:

Sincronizează și pune în ordine toate datele și documentele stocate
Simplifică gestionarea informațiilor și sprijină respectarea reglementărilor, prin intermediul automatizării
Facilitează căutarea și regăsirea informațiilor esențiale
Oferă siguranța că informațiile sunt mereu actualizate, securizate și protejate împotriva ștergerii accidentale, pe tot parcursul ciclului de viață

Prin integrarea cu M-Files, Microsoft Teams devine punct unic de acces pentru toate informațiile din companie. Astfel, utilizatorii pot folosi interfața de utilizator familiară a Microsoft Teams pentru a căuta ceea ce doresc.
Câteva dintre beneficiile pe care implementarea unui astfel de sistem ECM le aduce utilizatorilor:

Acces direct la datele companiei, indiferent de locul în care sunt stocate, direct din aplicația Microsoft Teams. Nu necesită accesarea unei alte aplicații. M-Files permite inclusiv importul conținutului din alte sisteme în Microsoft Teams
Un motor de căutare inteligent, care permite utilizatorilor regăsirea rapidă și eficientă a informațiilor de care au nevoie pentru a sprijini fluxurile de lucru și sarcinile zilnice
Siguranța că toată echipa utilizează, partajează și lucrează cu cea mai recentă versiune a documentelor

Schimbare pe termen lung

Prin integrarea sistemului M-Files cu Microsoft 365, angajații își vor putea eficientiza activitățile de lucru. Fără să fie nevoie să învețe un nou sistem sau să treacă de la o aplicație la alta, aceștia vor putea regăsi toate informațiile de care au nevoie printr-o interfață familiară.
Accesul la informații este securizat, iar informațiile sunt gestionate mai ușor, în conformitate cu politicile și reglementările GDPR, fără a fi nevoie de migrarea datelor.
Modul de lucru hibrid și de la distanță va predomina în viitor. Așadar, este perfect logic să implementați o soluție de Enterprise Content Management, ca M-Files, și să vă bucurați de beneficiile pe termen lung privind gestionarea documentelor și accesul la informații prin intermediul Microsoft Teams.

Despre Konica Minolta Business Solutions România

Călătoria organizației Konica Minolta a început acum 150 de ani, odată cu o nouă viziune de a realiza diferit lucrurile. Dezvoltăm inovații pentru binele societății și al lumii. Același scop care ne-a ținut în mișcare atunci, ne mobilizează și acum.
Konica Minolta Business Solutions România, filială a Konica Minolta Business Solutions Europa, a fost înfiinţată la 1 octombrie 2003, pe structurile companiei Minolta România, existente pe piaţa locală încă din 1991, ca urmare a fuziunii la nivel internaţional dintre Minolta Co. şi Konica Corporation, care a generat noua companie Konica Minolta Holdings, Inc.
Konica Minolta Business Solutions România a păstrat structurile şi reţeaua de vânzări ale Minolta România, beneficiind de experienţa a peste 32 ani de existenţă pe piaţa românească şi de o reţea de distribuţie de peste 60 de parteneri. Ca în anii precedenţi, rezultatele anului 2021 plasează Konica Minolta în topul furnizorilor de echipamente de birou din România.
Konica Minolta Business Solutions România distribuie și asigură mentenanță pentru echipamente multifuncţionale office, imprimante și sisteme de tipar digital profesional și industrial şi oferă Servicii Optimizate de Printare, bazate pe soluţii complete de management al documentelor. Furnizor de top de servicii complete de management al informațiilor, compania pune la dispoziția clienților soluții software de ultimă generație în domeniul infrastructurii și securității IT, precum și în mediile cloud. Totodată, Konica Minolta comercializează o gamă extinsă de soluții de supraveghere și analiză video avansată.
Imagini ale produselor Konica Minolta sunt disponibile pe www.konicaminolta-images.eu.
Pentru mai multe informații vizitați https://www.konicaminolta.ro/ro-ro/news și urmăriți paginile oficiale ale companiei pe Facebook, YouTube și LinkedIn.
Termeni şi nume de produse pot fi mărci comerciale sau mărci înregistrate ale proprietarilor lor, recunoscute ca atare.

Contact

Viorica Mocanu

Marketing Manager

Marketing

marketing@konicaminolta.ro

021 207 4560