Cum puteți îmbunătăți activitățile de lucru cu o aplicație software OCR inteligentă

Pe măsură ce afacerea dumneavoastră crește, fluxurile de lucru manuale se dovedesc a fi consumatoare de timp, predispuse la erori și costisitoare. Pe scurt, acestea vor împiedica progresul activității companiei.

Gândiți-vă, de exemplu, la modul în care este gestionată corespondența primită – fizică sau electronică. Activitățile de lucru precum ștampilarea, sortarea sau expedierea documentelor care intră sau ies în/din organizație par să dureze o eternitate? Cum și cât de rapid își primește corespondența un angajat care lucrează de la distanță sau călătorește în interes de serviciu? Cum ajung documentele confidențiale, ca facturile sau cererile de ofertă, în sistemele dumneavoastră de gestiune?
93% dintre angajați se confruntă cu dificultăți în regăsirea documentelor,  deoarece a fost denumite greșit sau etichetate incorect la momentul arhivării.

Sursa: M-Files: 100 information management stats that will blow your mind

Odată cu gestionarea facilă a documentelor tipărite sau electronice, organizațiile își vor putea îmbunătăți procesele, reduce costurile de procesare și eficientiza timpul de lucru al angajaților. 
 

Transformați și optimizați modul de lucru

Serviciile inteligente de scanare OCR vă pot ajuta să eficientizați procesele de lucru cu documente, cum ar fi gestionarea corespondenței primite sau procesarea facturilor.

Ce este recunoașterea optică a caracterelor (OCR)?

Când scanați și convertiți un document în format PDF fără un software OCR, nu puteți accesa sau lucra pe conținutul acestuia. În schimb, prin utilizarea unei soluții OCR, conținutul digitalizat este editabil, ușor accesibil și poate fi utilizat în procesele automatizate.
Documentele pe care le scanați și le convertiți cu ajutorul unei soluții OCR pot fi:

• Citite și regăsite cu ușurință, iar datele conținute pot fi accesate și utilizate în sistemele de gestiune ale organizației
• Denumite și stocate automat în folderul corespunzător din cloud sau în altă soluție
• Direcționate automat către persoana responsabilă, departamentul, sistemul de gestiune sau fluxul de lucru corespunzător (facturi, avize de însoțire a mărfii sau cereri de ofertă)
• Integrate în sistemele de Enterprise Content Management (ECM), Enterprise Resource Planning (ERP) sau în alte sisteme existente, în vederea îmbunătățirii proceselor

Cum se poate automatiza un serviciu de corespondență?

Aplicația software OCR poate optimiza numeroase procese din cadrul unei organizații. Digitalizarea și automatizarea corespondenței primite pe email poate face o reală diferență în procesul de eficientizare a activităților de lucru din organizație. De asemenea, poate fi util pentru persoanele care lucrează de la distanță sau al căror job presupune deplasări în interes de business, aceștia beneficiind de acces rapid și facil la corespondența primită pe email.

Dacă dețineți echipamentele multifuncționale (MFP) Konica Minolta, atunci aveți deja posibilitatea de scanare. Trebuie doar să instalați un software inteligent ca Document Navigator pentru a putea procesa și gestiona cu ușurință documentele primite în format fizic sau electronic.

Corespondența primită fizic

Corespondența primită în format fizic ajunge la persoana responsabilă cu serviciul de registratură, care o poate deschide pur și simplu, sorta și introduce fișe separate cu coduri de bare specifice angajaților. Apoi este inițiat procesul de scanare, pe parcursul căruia documentele sunt:
• Captate electronic prin recunoașterea textului OCR
• Ștampilate automat conform condițiilor de primire (după caz)
• Clasificate în mod automat
• Redirecționate în format PDF prin email către destinatarii cărora le sunt adresate
• Destinatarii primesc notificări de primire și pot accesa documentele de pe orice dispozitiv și din orice locație
 

Emailuri primite

Pentru emailurile primite, aplicația Document Navigator preia și automatizează procesul de redirecționare. Aplicația software identifică cuvintele cheie predefinite (cum ar fi cerere, comandă sau memento de livrare) și codul de bare pentru a direcționa automat emailul primit către persoana sau departamentul responsabil. După caz, aplicația poate ștampila documentele electronice conform condițiilor de primire.
 
Vista Bank România
Pentru a rămâne în top pe piața competitivă a serviciilor financiare, Vista Bank România a adoptat o strategie de dezvoltare accelerată și un nou model de business centrat pe client. În paralel, banca a investit în tehnologia de digitalizare, prin implementarea unor soluții software inteligente oferite de Konica Minolta pentru eficientizarea lucrului cu documente.

Cu ajutorul soluțiilor implementate, banca a reușit să reducă timpul de procesare a documentelor cu 50% și costurile de creare și gestionare a documentelor.

Izabel Niță, Directorul Administrativ în cadrul Vista Bank România, a declarat: „De când utilizăm noua aplicație software, trasabilitatea înregistrărilor, identificarea persoanelor responsabile și termenele de soluționare sunt mai ușor de administrat. Acum avem mai mult timp pentru a ne concentra asupra celor mai importante aspecte: cerințele clienților noștri!
Aflați mai multe aici:
Studiu de caz Vista Bank România - efficient document management Vista Bank | KONICA MINOLTA

Cum arată un proces digitalizat și automatizat de facturare?

Dacă scanați și arhivați manual facturile primite, cu siguranță știți că este inevitabil să nu apară erori în procesul de denumire sau arhivare a documentelor PDF scanate. Instalarea unui software OCR inteligent ca Document Navigator pe echipamentele multifuncționale Konica Minolta, simplifică procesul de scanare și elimină aceste riscuri.

În prima etapă, angajații scanează documentele. După scanarea documentelor, Document Navigator automatizează denumirea și arhivarea acestora.
 
Funcționalitățile aplicației software OCR:

• Recunoaște numărul comenzii, furnizorul și numărul facturii
• Redenumește documentul scanat, în funcție de aceste caracteristici
• Arhivează documentul în folderul corespunzător furnizorului

Dacă primiți o factură din partea unui nou furnizor, aplicația creează un nou folder pe baza numelui furnizorului din factură.

Dacă primiți facturi electronice de la un furnizor, Document Navigator le poate redenumi automat, pe baza datelor furnizorului din factură, și le pot arhiva în folderele corespunzătoare.

Optați pentru un flux de aprobare digitalizat

Odată ce ați inițiat procesul de digitalizare a facturilor, puteți trece de la aprobările manuale la cele electronice. Utilizând o soluție ca Document Navigator, puteți începe procesul de aprobare în cadrul unui flux de lucru prin trimiterea automată a facturilor electronice către un supervizor în vederea aprobării. În acest fel, procesul de aprobare este foarte ușor pentru angajații cu drept de semnătură care lucrează de la distanță sau călătoresc în interes de afaceri.  

De asemenea, procesul de digitalizare și automatizare facilitează verificarea stadiului facturilor. Procesul este unul transparent, poate fi urmărit cu ușurință și respectă normele de conformitate. Fiecare etapă este înregistrată în întregime, ceea ce permite reconstituirea acestora.
 
Tupperware Austria a implementat un sistem electronic de procesare a facturilor de oriunde
În urma colaborării cu Konica Minolta, Tupperware Austria a implementat un sistem electronic de procesare a facturilor. Furnizorii trimit facturile electronice la o adresă de email generală; facturile tipărite sunt scanate în momentul primirii și trec în etapa de procesare electronică și extragere a datelor necesare.

Facturile sunt transmise automat către următoarea persoană din fluxul de lucru pentru aprobare, indiferent de locul în care se află, evitându-se astfel întârzierile asociate cu expedierea exemplarelor tipărite.

Pe lângă creșterea eficienței de procesare, compania beneficiază și de o transparență sporită a stadiului facturilor. „Acum putem verifica printr-un singur click facturile primite, procesate, aprobate, plătite sau stocate electronic”, a declarat Peter Moser, Manager de Operațiuni în cadrul Tupperware Austria.

Digitalizarea activităților de lucru cu documente

Beneficii

Cu ajutorul aplicației software OCR, puteți contribui la eficientizarea activităților de lucru și la reducerea erorilor umane legate de stocarea documentelor electronice și denumirea acestora. Primiți documentele cu promptitudine, indiferent de locul unde vă aflați, beneficiind de mai multă flexibilitate, mobilitate și posibilitatea de a lucra de la distanță.

Totodată, puteți deține control sporit asupra utilizatorilor care au acces la informații și asupra tipului de informații care pot fi accesate.
 
Prin procesarea electronică a facturilor, puteți reduce costurile și timpul alocat pentru anumite procese manuale, astfel încât vă puteți concentra pe activități mai importante și puteți fi proactivi în relația cu furnizorii și clienții.
 
Transparența și trasabilitatea proceselor digitale, inclusiv semnătura electronică, facilitează crearea de arhive conforme condițiilor de audit, simplificarea relațiilor contractuale și gestionarea oricărui proces de business.

Cum puteți începe transformarea digitală?

Dacă doriți să îmbunătățiți activitățile zilnice de lucru cu documente, digitalizarea corespondenței primite sau procesarea electronică a facturilor este un bun punct de plecare.
Transformarea acestor procese cu ajutorul soluțiilor OCR elimină o mulțime de etape și sarcini manuale și minimizează riscul erorilor umane. În același timp, documentele vor putea fi salvate împreună cu informațiile extrase, în vederea stocării electronice și importării în diferite alte sisteme (ERP, CRM, aplicații de contabilitate, etc.), pentru ca, în final, întregul flux de lucru să fie optimizat, iar timpul dedicat operațiunilor manuale să fie redus considerabil.