Acasă Știri 5_Semnătura electronică: o parte integrantă a proceselor digitale din organizații

Semnătura electronică: o parte integrantă a proceselor digitale din organizații

București | 19 aprilie 2023

Odată cu transformarea digitală, organizațiile vizează inclusiv adoptarea unei soluții de semnătură electronică. Care sunt însă motivele pentru implementarea unei astfel de soluții și ce beneficii poate aduce?

Trecerea de la procesele analogice la procesele digitale a făcut ca munca de la distanță să poată fi posibilă. Dacă, însă, procesul de semnare manuală a documentelor continuă să primeze în compania dumneavoastră, acest lucru poate genera întârzieri în încheierea contractelor, riscuri de securitate a informațiilor și cheltuieli inutile.


În prezent, digitizarea documentelor este esențială în transformarea digitală a oricărei organizații.
 
A fost, desigur, o tendință accelerată de pandemie, organizațiile fiind nevoite să migreze de la fișiere și documente în format tipărit, la fișiere și documente scanate și electronice, astfel încât angajații să poată accesa și transmite informații de la distanță sau colabora pe documente cu colegii sau partenerii de afaceri.

Totuși, în câte organizații contractele continuă să fie semnate de mână? Procesul de semnare olografă ridică diferite provocări atunci când un document trebuie semnat de mai multe persoane care lucrează în locații diferite. De obicei, în procesul de semnare manuală, primul semnatar semnează exemplarul original în format tipărit, iar apoi trimite documentul prin curier celuilalt semnatar; sau semnează documentul, îl scanează, apoi îl trimite prin email celuilalt semnatar, care, la rândul său, trebuie să tipărească, să semneze și să scaneze documentul înainte de a-l retrimite prin email primului semnatar.

Oricare dintre aceste variante implică o multitudine de riscuri, printre care:
  • Securitatea informațiilor - atunci când documentele sunt expediate în format fizic, acestea se pot pierde sau pot fi accesate de persoane neautorizate
  • Întârzieri în proces - timpul îndelungat pentru transmiterea documentelor în vederea semnării ar putea duce la slăbirea relațiilor cu partenerii sau diminuarea altor oportunități

Așadar, pentru eficientizarea procesului de semnare a documentelor, într-o lume în care nivelul de digitizare crește constant, o soluție de semnătură electronică ar trebui să existe la nivelul oricărei companii.
95% dintre organizații folosesc o soluție de semnătură electronică, evaluează diferite soluții de semnătură electronică sau intenționează să achiziționeze o astfel de soluție în viitor.

Studiu DocuSign, 2021

Ce este semnătura electronică?
O semnătură electronică reprezintă o indicație electronică a intenției unei persoane de a fi de acord cu conținutul unui document sau al unui set de date la care face referire semnătura. La fel ca în cazul semnăturilor olografe, semnăturile electronice reprezintă un concept legal care indică poziția semnatarilor de a-și asuma obligația respectării termenilor documentului semnat.

Care este diferența dintre o semnătură electronică și o semnătură digitală?
Cei doi termeni sunt adesea folosiți cu același sens, dar este important să cunoașteți diferențele dintre sensuri. Comisia Europeană oferă definiții separate pentru semnătura electronică și semnătura digitală.

Semnătură electronică: un concept juridic definit în regulamentul eIDAS al UE (Regulament privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața unică europeană) ca „date în formă electronică care sunt atașate sau asociate logic altor date, în formă electronică, și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna.”

Semnătură digitală: un concept matematic și criptografic care este utilizat pe scară largă pentru a oferi exemple concrete și practice de semnătură electronică.

Soursa: https://ec.europa.eu/digital-buildingblocks/wikis/display/Digital/eSignature+Overview
Pentru tranzacțiile electronice din Piața Unică Europeană, regulamentul eIDAS definește trei niveluri de semnătură electronică.

1. Semnătura electronică simplă

Acest termen (neutilizat oficial de eIDAS) se referă la orice tip de semnătură electronică care nu îndeplinește criteriile de semnătură electronică avansată sau calificată.

Semnătura electronică simplă este cel mai frecvent tip de semnătură electronică, deoarece este ușor de utilizat. De exemplu, simpla scriere a numelui dumneavoastră într-un email poate constitui o semnătură electronică. O semnătură electronică simplă poate fi consolidată și poate dobândi o valoare juridică mai mare dacă semnatarul utilizează un pas suplimentar de autentificare, cum ar fi un cod primit prin SMS.

2. Semnătura electronică avansată (AES sau AdES)

Acest tip de semnătură electronică implică obligativitate juridică, identifică în mod unic semnatarul și asigură un nivel crescut de securitate.

În special, o AES identifică dacă datele au fost modificate ulterior semnării, ceea ce ar invalida semnătura. Această caracteristică este esențială pentru ca semnătura să aibă un caracter obligatoriu din punct de vedere juridic. Infrastructura cu chei publice (PKI) este cea mai frecvent utilizată tehnologie pentru a oferi această caracteristică de securitate.

3. Semnătura electronică calificată (QES)

Semnătura electronică calificată este mai puternică decât o semnătură electronică avansată, având următoarele caracteristici:
  • Este generată de un dispozitiv calificat de creare a semnăturii care se află în posesia semnatarului (de obicei o cartelă SIM, un card inteligent sau un stick USB) sau este gestionată de un furnizor de cloud autorizat
  • Pe baza unui certificat calificat pentru semnături electronice, eliberat de un furnizor de servicii de încredere calificat

Sursa: https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/What+is+eSignature
Ce tip de semnătură electronică este potrivit pentru afacerea mea? 
Semnăturile electronice pot fi utilizate într-un spectru larg de situații și contexte.  
Semnăturile electronice simple vor fi, în general, potrivite pentru semnarea documentelor, cum ar fi: 
  • Anumite documente HR, cum ar fi acordurile de confidențialitate sau dosarele de angajare  
  • Acorduri comerciale între companii, comenzi de achiziție, confirmări de comenzi, facturi și rapoarte de instalare 
  • Acorduri consumatori, termeni și condiții de vânzare
Semnăturile electronice avansate sunt destinate pentru tranzacții financiare importante sau pentru semnarea documentelor cu importanță legală semnificativă. 

Deoarece efectele lor juridice sunt echivalente cu cele ale semnăturilor olografe, semnăturile electronice calificate pot fi utilizate în multe situații, inclusiv în afara granițelor țării, unde altfel ar fi utilizate semnăturile olografe:  contracte de angajare, asigurări sau alte contracte, tranzacții financiare, comerț electronic sau servicii bancare online, operațiuni administrative (declarații fiscale, asigurări de sănătate, orice tip de interacțiune cu autoritățile, cereri de emitere a certificatelor de naștere). 
Dacă doriți să optați pentru o soluție de semnătură electronică, trebuie, în primul rând, să decideți asupra tipului de semnătură electronică potrivit nevoilor dumneavoastră, ținând cont de cadrul juridic și de reglementare în baza căruia vă desfășurați activitatea.
În plus, se recomandă efectuarea unei analize a riscurilor și oportunităților, pentru alegerea soluției de semnătură electronică potrivită, în funcție de scopul, valoarea și nivelul de risc al diferitelor tipuri de tranzacții.

Beneficiile semnăturii electronice
Dincolo de faptul că facilitează semnarea documentelor pentru semnatarii aflați în locații diferite, adoptarea unei soluții de semnătură electronică oferă o serie de alte beneficii.  
Conform studiului DocuSign, nivelul crescut de securitate este menționat ca fiind principalul beneficiu, la care se adaugă reducerea costurilor de curierat și tipărire a documentelor, eficientizarea duratei de timp pentru transmiterea documentelor între semnatari. De asemenea, procesul de eficientizare a colectării semnăturilor facilitează îndeplinirea mai rapidă a relațiilor contractuale și, prin urmare, vă poate ajuta să oferiți servicii îmbunătățite clienților, partenerilor și furnizorilor. 
Documentele semnate electronic sunt stocate electronic și, astfel, puteți eficientiza spațiul din birouri și optimiza costurile legate de închirierea unor depozite pentru arhivarea documentelor fizice.

Treceți la următorul nivel: gestionarea electronică a contractelor
Dacă ați luat decizia de a adopta o soluție de semnătură electronică, alegeți un software adecvat care poate fi utilizat pe diferite dispozitive. În funcție de procesele de business și de volumul de contracte pe care trebuie să îl semnați, puteți opta pentru o soluție digitală de gestionare a contractelor care integrează fluxuri de lucru cu semnătura electronică.  
Acest tip de soluție vă poate ajuta să reduceți erorile de editare a contractelor, să ofere o imagine de ansamblu mai bună asupra tuturor contractelor dumneavoastră, urmărind cu ușurință termenele de expirare și perioadele contractuale, să evitați prelungirile nedorite ale contractelor și să îmbunătățiți performanța furnizorilor și procesul de negociere.
De asemenea, soluția vă poate ajuta să îmbunătățiți securitatea informațiilor, eliminând riscul pierderii contractelor tipărite și oferindu-vă un control mai bun asupra persoanelor care pot vizualiza și lucra pe contracte.
 
Sunteți pregătiți să începem? 
Dacă sunteți pregătiți să implementați o soluție de semnătură electronică, primul pas este să definiți tipul de soluție de care aveți nevoie pentru a îndeplini cerințele legale, de reglementare și operaționale. În luarea deciziei, analizați dacă o soluție digitală de gestionare a contractelor ar putea contribui la eficientizarea procesului de semnătură electronică și conferi beneficii comerciale suplimentare.  
Asigurați-vă că alegeți un furnizor care oferă servicii competitive și o gamă extinsă de soluții și care poate integra soluția pentru care ați optat în infrastructura dumneavoastră existentă.   
 
Despre Konica Minolta Business Solutions România

Călătoria organizației Konica Minolta a început acum 150 de ani, odată cu o nouă viziune de a realiza diferit lucrurile. Dezvoltăm inovații pentru binele societății și al lumii. Același scop care ne-a ținut în mișcare atunci, ne mobilizează și acum.
Konica Minolta Business Solutions România, filială a Konica Minolta Business Solutions Europa, a fost înfiinţată la 1 octombrie 2003, pe structurile companiei Minolta România, existente pe piaţa locală încă din 1991, ca urmare a fuziunii la nivel internaţional dintre Minolta Co. şi Konica Corporation, care a generat noua companie Konica Minolta Holdings, Inc.
Konica Minolta Business Solutions România a păstrat structurile şi reţeaua de vânzări ale Minolta România, beneficiind de experienţa a peste 32 ani de existenţă pe piaţa românească şi de o reţea de distribuţie de peste 60 de parteneri. Ca în anii precedenţi, rezultatele anului 2021 plasează Konica Minolta în topul furnizorilor de echipamente de birou din România.
Konica Minolta Business Solutions România distribuie și asigură mentenanță pentru echipamente multifuncţionale office, imprimante și sisteme de tipar digital profesional și industrial şi oferă Servicii Optimizate de Printare, bazate pe soluţii complete de management al documentelor. Furnizor de top de servicii complete de management al informațiilor, compania pune la dispoziția clienților soluții software de ultimă generație în domeniul infrastructurii și securității IT, precum și în mediile cloud. Totodată, Konica Minolta comercializează o gamă extinsă de soluții de supraveghere și analiză video avansată.
Imagini ale produselor Konica Minolta sunt disponibile pe www.konicaminolta-images.eu.
Pentru mai multe informații vizitați https://www.konicaminolta.ro/ro-ro/news și urmăriți paginile oficiale ale companiei pe Facebook, YouTube și LinkedIn.
Termeni şi nume de produse pot fi mărci comerciale sau mărci înregistrate ale proprietarilor lor, recunoscute ca atare.

Contact

Contact

Viorica Mocanu

Marketing Manager

Marketing

marketing@konicaminolta.ro

021 207 4560