Acasă Știri 3_Cum puteți crea un loc de muncă digital și facilita colaborarea online a echipelor

Cum puteți crea un loc de muncă digital și facilita colaborarea online a echipelor

| 4 aprilie 2023

Telemunca este deja parte din „noua normalitate” în organizații, iar colaborarea online eficientă a echipelor pare să fie un factor esențial în atingerea succesului.

Pandemia a accelerat transformarea locului de muncă dintr-o locație fizică într-un mediu digital sau o platformă care să poată fi accesată de oriunde. A fost o schimbare pe care multe organizații și mulți angajați au îmbrățișat-o. Un factor esențial pentru ca acest nou mod de lucru să aibă succes a fost colaborarea online eficientă, utilizând instrumente digitale adecvate pentru acces virtual la informații, colaborare pe documente și semnătură electronică.

Înainte ca pandemia de COVID-19 să accelereze trecerea la un mod de lucru de la distanță, existau organizații care vizau digitalizarea modului de lucru.
Politicile de lucru flexibile, împreună cu utilizarea de instrumente de colaborare și aplicații software adecvate, au permis ca angajații să poată lucra de acasă, în regim part time sau full time. Iar freelancerii care obișnuiau să lucreze de la distanță sau chiar pe fusuri orare diferite – au reușit să mențină mai ușor legăturile cu clienții lor.
Chiar dacă birourile s-au redeschis, atât angajații, cât și angajatorii preferă în continuare un mod de lucru mobil și flexibil.
Dar pentru ca munca de la distanță să fie un adevărat succes, fiecare organizație ar trebui să aibă în vedere crearea unui loc de muncă digital care să permită colaborarea online eficientă între echipe și cu partenerii de business.

Angajații vor să lucreze de la distanță, dar au nevoie de instrumentele necesare pentru a putea colabora eficient

65% dintre angajați ar dori să lucreze în continuare de la distanță, iar 35% ar dori să lucreze într-un sistem hibrid.²
Colaborarea și comunicarea sunt raportate de către angajatorii europeni (38,9%) ca fiind principalele provocări în ceea ce privește munca de la distanță.³
În 2020 și 2021, 48% dintre organizațiile globale au investit în instrumente și tehnologii de tip cloud, iar 47% au investit în instrumente de colaborare digitală.⁴
80% dintre angajatorii europeni vizează în continuare un mod de lucru de la distanță.⁵

Trecerea de la un loc de muncă fizic la unul digital

Locul de muncă în noua normalitate este reprezentat de un mediu digital comun unei echipe ai cărei membri – lucrând din diferite locații – utilizează instrumente de colaborare virtuală pentru a-și desfășura sarcinile zilnice.
Cu cât mediul de colaborare digitală este mai eficient, cu atât productivitatea echipelor crește. Totuși, această condiție este greu de îndeplinit dacă:

Utilizați diferite soluții software de la diferiți furnizori. Acest lucru îngreunează adesea gestionarea activităților și estompează limitele de responsabilitate.
Lipsesc servicii de backup și recuperare a datelor. Acest lucru poate duce la pierderi de date (mai ales atunci când datele sunt create de angajații care lucrează de la distanță) și la reducerea productivității.
Securitatea IT devine o provocare atunci când accesați informații în timp real, de la distanță.

Studiile realizate de Konica Minolta⁶ arată că lipsa unei infrastructuri IT adecvate pentru munca de la distanță este principala provocare a organizațiilor.

Sursa: Digital Transformation Survey, Konica Minolta & Keypoint Intelligence, 2021

Potrivit aceluiași sondaj, 30% dintre respondenți au optat pentru un serviciu de externalizare a colaborării de la distanță sau iau în considerare acest lucru.⁷
4 aspecte esențiale pentru un loc de muncă digital eficient
În funcție de natura activității fiecărei companii, există patru aspecte esențiale ce trebuie luate în considerare atunci când alegeți instrumentele de colaborare online pentru un loc de muncă digital eficient:

Acces sigur și facil la informații pentru echipele care lucrează de la distanță
Colaborare în timp real, comunicare și partajarea fișierelor între echipe
Îmbunătățirea comunicării și transformarea procesului de lucru pentru angajații din prima linie
Posibilitatea de semnare electronică a contractelor și a altor documente

1. Asigurarea accesului sigur și facil la informații pentru echipele care lucrează de la distanță

Microsoft Teams (parte a Microsoft 365) este excelent pentru sarcini precum comunicare, colaborare virtuală, planificare și managementul proiectelor.

Integrarea Microsoft Teams cu o soluție de Enterprise Content Management, ca M-Files, permite utilizatorilor să acceseze rapid și ușor documente și informații din orice arhivă sau sistem, fără a părăsi interfața Microsoft Teams.
2. Facilitarea colaborării pentru crearea documentelor

M-Files sau Microsoft Teams oferă membrilor unei echipe toate instrumentele necesare pentru crearea documentelor.
Membrii echipei virtuale pot lucra împreună pe documente și trimite intern sau extern linkuri cu cea mai recentă versiune a documentului. Așadar, colaborarea nu ar mai implica trimiterea prin e-mail a documentelor, iar membrii echipei vor putea lucra mai ușor pe documente, fără a le duplica. În plus, vor putea avea acces la istoricul complet al editărilor și adnotărilor.
Cu M-Files, vor putea trimite documentele pe fluxuri digitale de lucru în care acestea să fie revizuite, aprobate și semnate.
3. Îmbunătățirea comunicării cu angajații din prima linie
Angajații din prima linie sunt extrem de importanți pentru companii, deoarece se află în legătură directă cu clienții. Prin intermediul Microsoft 365, ușor de utilizat de pe smartphone sau tabletă, angajații din prima linie se pot implica mai mult în activitatea de zi cu zi, iar organizațiile vor putea îmbunătăți colaborarea în echipă prin:

îmbunătățirea comunicării și a colaborării dintre angajați și manageri
asigurarea accesului virtual și în timp real la informații
digitalizarea proceselor care anterior erau efectuate pe hârtie

4. Utilizarea semnăturii electronice
Dacă faceți parte din departamentele Financiar, Juridic, HR sau din alte departamente și lucrați de la distanță, puteți eficientiza semnarea contractelor și a altor documente, utilizând o soluție de semnătură electronică (e-semnătură). Astfel, veți putea reduce durata întârzierilor, optimiza cheltuielile administrative și minimiza riscul de producere a unor breșe de securitate, inevitabile atunci când documentele sunt transmise de la un semnatar la altul, în formă tipărită, prin curier, sau scanată, pe e-mail.
Rețineți că semnăturile electronice trebuie să respecte normele locale și să aibă aceeași valabilitate ca în cazul semnăturilor olografe.
Regândiți munca de la distanță și colaborarea online
Munca de la distanță a devenit deja un trend și va continua să facă parte din noua normalitate.
Cu tehnologia și instrumentele de lucru necesare pentru desfășurarea în bune condiții a muncii de la distanță, angajații vor putea colabora eficient, vor avea acces la informații și vor putea semna electronic documentele, în timp ce organizațiile vor eficientiza procesele care anterior erau efectuate pe hârtie.
Sunteți pregătiți să puneți bazele unui loc de muncă digital eficient?
Un partener care să ofere o gamă extinsă de servicii și care deține abilitățile necesare pentru a integra și gestiona aceste servicii sub forma unei platforme sigure și scalabile, va putea susține strategia dumneavoastră privind munca de la distanță, pe termen scurt și pe termen lung.

Despre Konica Minolta Business Solutions România

Călătoria organizației Konica Minolta a început acum 150 de ani, odată cu o nouă viziune de a realiza diferit lucrurile. Dezvoltăm inovații pentru binele societății și al lumii. Același scop care ne-a ținut în mișcare atunci, ne mobilizează și acum.
Konica Minolta Business Solutions România, filială a Konica Minolta Business Solutions Europa, a fost înfiinţată la 1 octombrie 2003, pe structurile companiei Minolta România, existente pe piaţa locală încă din 1991, ca urmare a fuziunii la nivel internaţional dintre Minolta Co. şi Konica Corporation, care a generat noua companie Konica Minolta Holdings, Inc.
Konica Minolta Business Solutions România a păstrat structurile şi reţeaua de vânzări ale Minolta România, beneficiind de experienţa a peste 32 ani de existenţă pe piaţa românească şi de o reţea de distribuţie de peste 60 de parteneri. Ca în anii precedenţi, rezultatele anului 2021 plasează Konica Minolta în topul furnizorilor de echipamente de birou din România.
Konica Minolta Business Solutions România distribuie și asigură mentenanță pentru echipamente multifuncţionale office, imprimante și sisteme de tipar digital profesional și industrial şi oferă Servicii Optimizate de Printare, bazate pe soluţii complete de management al documentelor. Furnizor de top de servicii complete de management al informațiilor, compania pune la dispoziția clienților soluții software de ultimă generație în domeniul infrastructurii și securității IT, precum și în mediile cloud. Totodată, Konica Minolta comercializează o gamă extinsă de soluții de supraveghere și analiză video avansată.
Imagini ale produselor Konica Minolta sunt disponibile pe www.konicaminolta-images.eu.
Pentru mai multe informații vizitați https://www.konicaminolta.ro/ro-ro/news și urmăriți paginile oficiale ale companiei pe Facebook, YouTube și LinkedIn.
Termeni şi nume de produse pot fi mărci comerciale sau mărci înregistrate ale proprietarilor lor, recunoscute ca atare.

Contact

Viorica Mocanu

Marketing Manager

Marketing

marketing@konicaminolta.ro

021 207 4560