Telemunca: o parte integrantă a „noii normalități”

Telemunca era deja o tendință înainte de pandemie. Mulți angajați au fost încântați de mobilitatea și flexibilitatea muncii la distanță – de acasă, din spații de coworking sau din alte locații – part time sau full time. Și angajatorii au resimțit beneficiile muncii de la distanță, reducându-și costurile legate de închirierea spațiilor de lucru, precum și prin oportunități de atragere a talentelor.
 
În mod cert, pandemia a dus la creșterea numărului de angajați care lucrează de la distanță. Totuși, ce avantaje și dezavantaje au fost evidențiate? Cum pot organizațiile să-și optimizeze strategiile de lucru de la distanță în viitor?
 

Munca de la distanță, un echilibru între viața profesională și cea personală

Atunci când un angajat are posibilitatea de a lucra de la distanță, acesta beneficiază de numeroase avantaje personale. Poate locui la o distanță mai mare față de birou, dacă deplasările zilnice nu sunt necesare în activitatea sa de lucru. Se poate reloca într-o altă parte a țării sau în străinătate.
Pentru mulți angajați, telemunca înseamnă un echilibru între viața profesională și cea personală, generând diferite beneficii și reflectându-se în sănătatea și starea de bine a acestora. De asemenea, munți angajați au semnalat o creștere a productivității atunci când lucrează de la distanță, pentru că au mai puțini factori de distragere a atenției și de întrerupere.
 

Telemunca: beneficiile organizațiilor

Angajatorii care susțin munca de la distanță recunosc avantajele pe care le poate oferi, inclusiv:

Beneficiile financiare — dacă o parte dintre angajați lucrează de la distanță, angajatorii își pot reduce costurile cu închirierea și întreținerea spațiilor, precum și de alte costuri de infrastructură.

Posibilitatea de extindere a rețelei de recrutare — angajatorii cu o politică de lucru de la distanță nu sunt limitați de locație în procesul de recrutare. Un nou angajat poate accepta un post fără ca acest lucru să implice schimbarea de locuință sau mutarea într-un alt oraș. De asemenea, o politică de lucru de la distanță poate facilita angajarea persoanelor care nu se pot deplasa din alte motive, cum ar fi un handicap.

Implicarea colaboratorilor / liber profesioniștilor — o companie care promovează o strategie de lucru de la distanță permite implicarea mai facilă a colaboratorilor / liber profesioniștilor care lucrează remote. Așadar, un angajator își poate completa echipele interne cu anumite competențe specifice în funcție de necesități, fără a include mai multe persoane pe statul de plată.
 

Telemunca în avantajul tuturor

‘Work was and is where many live, thrive, have their struggles, have their identities affirmed or negated or some mix of the two.’

Susie Orbach in ‘Working from home: how it changed us forever’, The Observer, February 2022
 
În prezent, multe organizații iau în considerare să ofere angajaților mai multe opțiuni legate de modul de lucru: să continue să lucreze de la distanță, să revină la birou full time sau o combinație a celor două opțiuni.

Desigur, cei care aleg să lucreze de la distanță au nevoie de un spațiu de lucru digital, cu o tehnologie care să poată face comunicarea, colaborarea și accesul la informații la fel de facile ca atunci când se află la birou. Acest lucru este valabil atât pentru persoanele cu funcții în domenii care nu depind de o locație, cum ar fi construcții, asistență socială, transport și logistică; precum și pentru cei a căror activitate se desfășoară în afara biroului, cum ar fi magazine de vânzare cu amănuntul, depozite sau fabrici. Toți angajații trebuie să se simtă conectați cu colegii și managerii lor, indiferent de locul unde se află.

Iată patru motive pentru care munca de la distanță ar trebui să fie o prioritate în strategia de lucru a oricărei companii.

1 Sprijin pentru management și mentorat

51% dintre respondenții unui sondaj realizat de Konica Minolta au afirmat că una din provocările majore ale muncii de la distanță este comunicarea (WFH).¹
Atunci când membrii echipei lucrează full time sau part time de la distanță, managementul are nevoie de instrumente necesare pentru evaluarea volumului de muncă, a performanței și pentru definirea planurilor de dezvoltare profesională.

În egală măsură, rolului conducerii este acela de a-i sprijini pe angajați în menținerea relațiilor cu colegii. În acest context, conferințele video de la distanță au un rol esențial.

2 Încurajarea factorului social al muncii

Angajații care lucrează de la distanță se pot îndepărta de așa zisul factor social al muncii. Chiar și o simplă discuție în pauza de cafea poate avea un efect benefic din punct de vedere al schimbului de informații. De asemenea, munca de la distanță în regim full time presupune mai puține oportunități pentru colegii noi sau mai tineri ai echipei de a învăța lucrând alături de colegii cu vechime.

Pentru stimularea factorului social al muncii, managerii pot încuraja angajații care lucrează de la distanță să comunice online. Întâlnirile virtuale regulate ale echipei au și un obiectiv social, pe lângă cel profesional, și pot oferi multiple avantaje.

3 Furnizarea tehnologiei potrivite

Într-un sondaj realizat de Konica Minolta, aproape jumătate dintre companii au afirmat că lipsa de instrumente hardware sau software necesare angajaților a fost una dintre provocările muncii de la distanță.² În acest context, utilizarea instrumentelor necesare pentru desfășurarea muncii de la distanță în condiții optime ar trebui să fie în topul priorităților organizațiilor. În afară de laptop, smartphone, tabletă sau alte dispozitive, angajații au nevoie de alocări adecvate de date mobile sau de servicii de bandă extinsă.

Pe lângă un software care să asigure productivitatea de zi cu zi, angajații au nevoie și de servicii de chat și videoconferință pentru a comunica între ei, precum și de instrumente de colaborare pentru lucrul în echipă de la distanță. Adoptarea serviciilor bazate pe cloud, cum ar fi Microsoft 365, poate simplifica accesul la o gamă largă de instrumente de pe orice dispozitiv și din orice locație. Pentru protejarea datelor și a infrastructurii organizației împotriva amenințărilor de securitate cibernetică, este necesară implementarea unor servicii de securitate adecvate și instruirea angajaților care lucrează de la distanță cu privire la cele mai bune practici.

Studiile arată că mentenanța unei infrastructuri proprii pentru munca de la distanță reprezintă o provocare pentru 44% dintre factorii de decizie din domeniul IT.³ Externalizarea infrastructurii IT către o terță parte, nu numai că vă poate scăpa de griji, dar vă permite implicit creșterea productivității și îmbunătățirea continuității activității comerciale.

4 Accesul la informații

Pentru 37% dintre respondenții aceluiași sondaj realizat de Konica Minolta, localizarea fișierelor este o provocare IT asociată cu munca de la distanță⁴. Productivitatea angajaților poate fi afectată în mod negativ atunci când informațiile de care au nevoie sunt greu accesibile. Timpul petrecut căutând un fișier poate ține pe loc o sarcină sau un proces sau poate duce la dublarea inutilă a informațiilor. Accelerarea digitalizării - prin scanarea documentelor, de exemplu, sau prin utilizarea unor soluții de Enterprise Content Management (ECM) poate facilita accesul la informații de la distanță. În același timp, digitalizarea vă poate ajuta să îmbunătățiți securitatea informațiilor, oferindu-vă control sporit asupra persoanelor cu drept de acces și asupra tipului de informații accesate.
Promovarea strategiei de lucru de la distanță
Pandemia a făcut ca multe organizații și angajați să conștientizeze atât avantajele, cât și dezavantajele muncii de la distanță. Organizațiile au învățat că sunt necesare ajustări - în ceea ce privește tehnologia, pregătirea angajaților și strategia de business – pentru ca echipele să poată colabora și duce sarcinile de lucru la bun sfârșit; și pentru ca angajații să se dezvolte profesional, iar performanțele lor să fie evaluate în mod corect.

Pandemia s-a încheiat, dar în continuare numeroase organizații promovează un mod de lucru hibrid - de la distanță și de la birou. Pentru ca acest proces să fie unul de succes, este esențial ca toți angajații să aibă acces la instrumentele, tehnologia și asistența de care au nevoie și să beneficieze de o cultură a companiei care să îi ajute să fie permanent conectați cu managementul și întreaga echipă.